Punkt ponownego zamówienia w restauracji: kiedy zamawiać towar

Większość restauracji zamawia wtedy, kiedy ktoś zauważy, że czegoś zaczyna brakować. Produkt schodzi do zera, kucharz rzuca hasło przez kuchnię, ktoś robi szybkie zamówienie na już. To działa do pierwszego piątku z pełną salą, kiedy okazuje się, że dostawca przyjedzie dopiero za dwa dni.

Punkt ponownego zamówienia rozwiązuje właśnie ten problem. To poziom zapasu, przy którym trzeba złożyć kolejne zamówienie, aby towar dotarł, zanim obecny zapas się skończy.

Nie czekasz więc na pustą półkę. Zamawiasz wtedy, kiedy zostało Ci dokładnie tyle produktu, ile potrzeba na normalne zużycie podczas oczekiwania na dostawę, powiększone o ustalony zapas bezpieczeństwa.

To prosta zasada, ale może całkowicie zmienić sposób, w jaki restauracja podchodzi do zamówień.

Dlaczego zamawianie „jak się kończy” nie działa

Problem jest prosty: dostawa nie pojawia się od razu.

Między momentem, w którym składasz zamówienie, a momentem, w którym towar trafia do magazynu lub chłodni, mija określony czas. W zależności od dostawcy i produktu może to być kilka godzin, jeden dzień albo kilka dni.

Jeżeli czekasz z zamówieniem do momentu, w którym produktu prawie nie ma, zaczynasz działać na granicy.

Załóżmy, że restauracja zużywa średnio 8 kg piersi z kurczaka dziennie, a dostawca potrzebuje dwóch dni na realizację zamówienia.

Jeżeli zamówisz dopiero wtedy, gdy zostały 2 kg, matematyka jest bezlitosna. W ciągu dwóch dni restauracja potrzebuje średnio 16 kg produktu, a ma go tylko 2 kg.

Efekt może być jeden z trzech:

• danie znika z karty,
• robisz awaryjny zakup u innego dostawcy lub w sklepie,
• zmieniasz recepturę albo szukasz zamiennika.

Każdy z tych scenariuszy oznacza dodatkowy koszt albo utraconą sprzedaż.

Punkt ponownego zamówienia odwraca tę logikę. Zamiast pytać „czy produkt już się kończy?”, pytasz „czy mam jeszcze wystarczająco dużo, żeby spokojnie doczekać do następnej dostawy?”.

To pytanie można policzyć.

Czym jest punkt ponownego zamówienia

Punkt ponownego zamówienia, czyli reorder point, to poziom zapasu, przy którym należy złożyć kolejne zamówienie.

Jego zadaniem jest pokrycie zużycia produktu w czasie oczekiwania na dostawę. Do tego dochodzi zapas bezpieczeństwa, który ma zabezpieczyć restaurację przed nieprzewidzianymi wahaniami.

Najprościej można więc myśleć o nim tak:

punkt ponownego zamówienia = zapas potrzebny na czas dostawy plus zapas bezpieczeństwa

To ważne rozróżnienie.

Punkt ponownego zamówienia mówi kiedy zamówić.

Zapas bezpieczeństwa mówi ile dodatkowego bufora warto mieć.

Natomiast wielkość zamówienia odpowiada na jeszcze inne pytanie: ile zamówić.

Te trzy rzeczy nie powinny być ze sobą mieszane.

Jak policzyć punkt ponownego zamówienia

Podstawowy wzór wygląda tak:

punkt ponownego zamówienia = średnie dzienne zużycie razy czas dostawy plus zapas bezpieczeństwa

Potrzebujesz więc trzech danych:

1. średniego dziennego zużycia,
2. czasu dostawy,
3. zapasu bezpieczeństwa.

Weźmy pierś z kurczaka.

Załóżmy, że:

• średnie dzienne zużycie wynosi 8 kg,
• dostawca dostarcza towar w ciągu 2 dni,
• zapas bezpieczeństwa wynosi 5 kg.

Najpierw liczysz zużycie podczas oczekiwania na dostawę:

8 kg razy 2 dni = 16 kg

Następnie dodajesz zapas bezpieczeństwa:

16 kg plus 5 kg = 21 kg

Punkt ponownego zamówienia wynosi więc 21 kg.

Jeżeli stan magazynowy spadnie do około 21 kg, składasz kolejne zamówienie.

Nie dlatego, że kurczaka jest mało. Dlatego, że właśnie osiągnęłaś poziom, przy którym trzeba uwzględnić czas potrzebny na uzupełnienie zapasu.

Co się dzieje po złożeniu zamówienia

W tym miejscu łatwo o częste nieporozumienie.

Punkt ponownego zamówienia nie oznacza, że masz zamówić dokładnie tyle kilogramów, ile wynosi ten punkt.

Jeżeli masz 21 kg kurczaka i 21 kg to Twój punkt ponownego zamówienia, oznacza to po prostu: czas złożyć zamówienie.

Ile zamówisz, zależy już od zużycia, częstotliwości dostaw, wielkości opakowań, dostępnego miejsca oraz tego, jaki poziom zapasu chcesz utrzymywać.

To szczególnie ważne w gastronomii, ponieważ dostawa 50 kg produktu może być dobrym rozwiązaniem dla suchego towaru o długim terminie, ale fatalnym dla świeżego produktu, który trzeba zużyć w ciągu kilku dni.

Jak dobrać zapas bezpieczeństwa

Największym błędem byłoby ustawienie jednego takiego samego bufora dla wszystkich produktów.

Zapas bezpieczeństwa powinien zależeć przede wszystkim od tego, jak zmienne jest zużycie produktu, jak pewny jest dostawca i jak poważne są konsekwencje jego braku.

Produkt używany codziennie w dużej ilości i potrzebny do kilku popularnych dań będzie zwykle wymagał większego zabezpieczenia niż składnik używany sporadycznie.

Przy ustalaniu bufora warto więc zadać sobie trzy pytania:

Jak bardzo zmienia się dzienne zużycie?

Jeżeli w tygodniu produkt schodzi od 5 do 15 kg dziennie, sama średnia może nie wystarczyć.

Jak pewny jest dostawca?

Jeżeli dostawa zwykle przyjeżdża następnego dnia, ale czasami pojawia się dopiero po dwóch lub trzech dniach, trzeba uwzględnić tę zmienność.

Co się stanie, jeśli zabraknie produktu?

Jeżeli jego brak oznacza wyłącznie chwilowe wykreślenie jednej pozycji, ryzyko jest inne niż w przypadku składnika potrzebnego do kilkunastu dań.

Zapas bezpieczeństwa nie powinien więc być ustalany „na oko” jako dodatkowe 5 czy 10 kg dla każdego produktu.

Jak policzyć sam bufor krok po kroku, opisaliśmy w poradniku o zapasie bezpieczeństwa.

Im krótszy termin, tym ostrożniej z buforem

Większy zapas nie zawsze oznacza większe bezpieczeństwo.

W przypadku produktów świeżych może oznaczać po prostu większe straty.

Jeżeli restauracja zużywa 10 kg produktu dziennie, a dostawca przywozi go dwa razy w tygodniu, zwiększenie bufora może być uzasadnione. Ale jeżeli produkt ma krótki termin przydatności, każdy dodatkowy kilogram zwiększa również ryzyko, że część zapasu nie zostanie wykorzystana na czas.

Dlatego przy produktach szybko psujących się często lepszym rozwiązaniem jest nie ogromny zapas bezpieczeństwa, ale:

• częstsze dostawy,
• mniejsze partie,
• krótszy czas dostawy,
• lepsze prognozowanie zużycia,
• kontrolowanie terminów przydatności.

W praktyce lepiej mieć mniejszy zapas i pewnego dostawcę niż duży zapas, który regularnie trafia do kosza.

Co zrobić, gdy dostawca nie trzyma terminu

To jeden z ważniejszych przypadków w gastronomii.

Załóżmy, że dostawca deklaruje dostawę w ciągu 1 dnia, ale w praktyce czasami przywozi towar po 2 dniach.

Jeżeli punkt ponownego zamówienia liczysz cały czas według jednego dnia, system będzie regularnie sugerował zamówienie zbyt późno.

W takim przypadku warto patrzeć nie tylko na średni czas dostawy, ale również na jego zmienność.

Jeżeli produkt zużywa się w tempie 8 kg dziennie, a dostawa może potrwać od 1 do 2 dni, różnica wynosi aż 8 kg potencjalnego dodatkowego zużycia.

To właśnie tutaj zapas bezpieczeństwa przestaje być abstrakcyjnym „buforem”, a zaczyna odpowiadać na konkretny problem operacyjny.

Jeżeli dostawca regularnie opóźnia dostawy, nie zawsze najlepszym rozwiązaniem jest jednak dokładanie kolejnych kilogramów do magazynu. Czasami bardziej opłaca się zmienić częstotliwość dostaw albo znaleźć bardziej przewidywalnego dostawcę.

Jak ustawić punkt ponownego zamówienia w restauracji

Nie musisz od razu liczyć go dla każdego produktu w magazynie.

Zacznij od produktów, których brak naprawdę boli.

W pierwszej kolejności wybierz:

• produkty zużywane codziennie,
• produkty wykorzystywane w wielu daniach,
• drogie surowce,
• produkty o niestabilnym zużyciu,
• składniki, których brak powoduje wycofanie popularnego dania z karty.

Dla każdej pozycji określ średnie dzienne zużycie, typowy czas dostawy i zapas bezpieczeństwa.

Następnie policz punkt ponownego zamówienia i wpisz go obok aktualnego stanu magazynowego.

Od tego momentu decyzja staje się bardzo prosta:

stan powyżej punktu zamówienia: jeszcze nie zamawiasz

stan na poziomie punktu zamówienia lub poniżej: składasz zamówienie

To można później rozszerzyć na większą część magazynu.

Punkt ponownego zamówienia trzeba aktualizować

Nie jest to liczba, którą ustawiasz raz i zapominasz o niej na rok.

Zmienia się sprzedaż, karta dań, sezon, liczba gości i sposób pracy kuchni. Zmieniają się również dostawcy i ich terminy.

Produkt, który w styczniu zużywał się w ilości 5 kg dziennie, w sezonie letnim może schodzić dwa razy szybciej.

Dlatego punkty ponownego zamówienia warto okresowo przeliczać, szczególnie dla produktów o dużym znaczeniu dla sprzedaży.

Dobrym momentem jest również zmiana karty, zmiana dostawcy albo zauważalna zmiana liczby zamówień.

Punkt ponownego zamówienia a stany minimalne

W praktyce restauracje często używają określenia „stan minimalny” na poziom, przy którym trzeba zamówić produkt.

Jeżeli tak właśnie działa Twój system, taki stan pełni funkcję punktu ponownego zamówienia.

Warto jednak wiedzieć, co dokładnie oznacza dana liczba.

Jeżeli ustawisz dla kurczaka minimum na 21 kg, powinno być jasne, czy 21 kg oznacza:

• zapas bezpieczeństwa,
• ilość potrzebną do kolejnej dostawy,
• czy poziom, przy którym trzeba złożyć zamówienie.

To nie są te same wartości.

Im dokładniej rozdzielisz te pojęcia, tym łatwiej będzie później automatyzować zamówienia i kontrolować zapasy.

Więcej o ustawianiu samego progu zamówienia znajdziesz w poradniku o stanach minimalnych i zamawianiu.

Od reagowania na braki do planowania dostaw

Punkt ponownego zamówienia nie jest skomplikowanym modelem matematycznym. Jego największa wartość polega na zmianie sposobu myślenia o magazynie.

Zamiast czekać, aż produkt się skończy, bierzesz pod uwagę to, co wydarzy się pomiędzy dzisiejszym stanem a kolejną dostawą.

Jeżeli wiesz, ile produktu średnio zużywasz, jak długo czekasz na dostawę i jaki bufor chcesz utrzymywać, możesz wyznaczyć konkretny moment zamówienia.

To oznacza mniej awaryjnych zakupów, mniej sytuacji typu „tego już nie ma” i mniejsze ryzyko, że popularne danie wypadnie z karty w najbardziej ruchliwym momencie tygodnia.

A kiedy te poziomy są zapisane przy produktach, zamawianie nie musi zależeć od pamięci jednej osoby. Każdy, kto odpowiada za zamówienia, może podjąć decyzję na podstawie tej samej zasady.