Zapas bezpieczeństwa w restauracji: ile produktu naprawdę trzeba mieć

Każda restauracja zna ten moment: dostawa się spóźnia, w weekend przychodzi więcej gości niż zwykle albo dostawca przywozi mniej, niż zamówiono. Nagle brakuje składnika do dania, które jest w karcie.

Zapas bezpieczeństwa ma chronić właśnie przed taką sytuacją. To dodatkowa ilość produktu, którą utrzymujesz ponad normalne zapotrzebowanie, żeby niewielkie odchylenie od planu nie zakończyło się brakiem towaru.

Problem polega na tym, że w gastronomii bufor działa w obie strony. Za mały oznacza braki w środku serwisu, konieczność szukania zamiennika i potencjalnie utraconą sprzedaż. Za duży, szczególnie przy produktach świeżych, oznacza zamrożoną gotówkę, zajęte miejsce i większe ryzyko przeterminowania.

Dlatego celem nie jest posiadanie jak największego zapasu bezpieczeństwa. Celem jest znalezienie najmniejszego bufora, który chroni przed typowymi wahaniami popytu i dostaw.

Zapas bezpieczeństwa to nie to samo co stan minimalny

Te pojęcia są ze sobą powiązane, ale nie oznaczają tego samego.

Zapas bezpieczeństwa to dodatkowa ilość produktu trzymana na wypadek nieprzewidzianych sytuacji: większego zużycia, opóźnionej dostawy albo niepełnej realizacji zamówienia.

Stan minimalny jest poziomem, przy którym powinieneś uruchomić zamówienie, aby towar zdążył dotrzeć, zanim zabraknie go do normalnej pracy.

W praktyce możesz myśleć o tym w trzech warstwach:

zapotrzebowanie na czas dostawy plus zapas bezpieczeństwa = punkt ponownego zamówienia

Przykład. Jeżeli restauracja zużywa średnio 10 kg produktu dziennie, a dostawa trwa 2 dni, przez sam czas oczekiwania potrzebuje około:

10 kg razy 2 dni = 20 kg

Jeżeli dodatkowo chcesz mieć 5 kg bufora na większe zużycie lub niewielkie opóźnienie, punkt ponownego zamówienia wynosi:

20 kg plus 5 kg = 25 kg

Gdy zapas spada w okolice 25 kg, zamawiasz.

To rozróżnienie jest ważne, bo zapas bezpieczeństwa nie jest ilością, przy której składasz zamówienie. Jest częścią poziomu, który ma Ci powiedzieć, że czas już zamawiać. Więcej o samym progu zamówienia i jego ustawianiu znajdziesz w poradniku o stanach minimalnych i zamawianiu.

Po co restauracji zapas bezpieczeństwa

Idealny plan zakupowy zakłada, że wszystko wydarzy się dokładnie tak, jak przewidziałeś. W praktyce bywa inaczej:

• w piątek sprzedaż może być większa niż zwykle,
• jeden dzień może przynieść dużo więcej rezerwacji,
• dostawca może przyjechać dzień później,
• część zamówienia może być niedostępna,
• produkt może zostać odrzucony podczas kontroli dostawy,
• pogoda może zmienić ruch w lokalu,
• wydarzenie w okolicy może nagle zwiększyć liczbę gości.

Bez bufora każda taka sytuacja od razu uderza w dostępność produktu.

Zapas bezpieczeństwa kupuje Ci czas. Nie ma gwarantować, że nigdy niczego nie zabraknie. Ma sprawić, że typowe odchylenie od planu nie powoduje natychmiastowego problemu.

Od czego zależy wielkość zapasu bezpieczeństwa

Nie ma jednej liczby, którą można ustawić dla całego magazynu. Każdy produkt może potrzebować innego bufora. Najważniejsze są cztery czynniki.

1. Jak szybko zużywasz produkt

Produkt wykorzystywany w dużych ilościach potrzebuje większego bufora wyrażonego w kilogramach czy sztukach niż produkt używany sporadycznie.

Jeżeli restauracja zużywa 20 kg sera dziennie, jednodniowy bufor oznacza 20 kg. Jeżeli zużywa 2 kg produktu dziennie, ten sam jednodniowy bufor to tylko 2 kg.

Dlatego zapasu bezpieczeństwa nie ustawiaj jako przypadkowej liczby typu „zawsze trzy kartony". Najpierw sprawdź rzeczywiste tempo zużycia.

2. Jak bardzo zmienia się popyt

Jeżeli produkt schodzi niemal identycznie każdego dnia, możesz potrzebować mniejszego bufora. Jeżeli normalnie zużywasz 10 kg, ale w weekend potrafisz zużyć 15 kg, sytuacja jest inna.

Im większe wahania zużycia, tym większa potrzeba zabezpieczenia się przed skokiem popytu. Warto patrzeć nie tylko na średnią. Średnia może ukryć to, co dzieje się w najważniejsze dni tygodnia.

3. Jak długo czekasz na dostawę

Im dłuższy czas między zamówieniem a dostawą, tym większe znaczenie ma bufor. Dostawca, który dostarcza następnego dnia, daje Ci zupełnie inne możliwości niż dostawca realizujący zamówienia raz w tygodniu.

Liczy się również rzeczywista powtarzalność tego czasu. Jeżeli dostawa „zwykle" zajmuje dwa dni, ale kilka razy w miesiącu trwa trzy lub cztery dni, sam średni czas może dawać fałszywe poczucie bezpieczeństwa.

4. Co się dzieje, gdy zabraknie produktu

Nie wszystkie braki kosztują tyle samo. Brak pietruszki może być łatwy do rozwiązania. Brak głównego składnika popularnego dania może oznaczać, że musisz wyłączyć pozycję z menu w środku serwisu.

Dlatego większy bufor ma sens przede wszystkim przy produktach:

• krytycznych dla sprzedaży,
• trudnych do zastąpienia,
• mających długi czas dostawy,
• kupowanych od mniej przewidywalnych dostawców.

Nie ma sensu utrzymywać dużego bufora wszystkiego tylko dlatego, że „może się przydać".

Największa różnica w gastronomii: termin przydatności

W zwykłym magazynie zwiększenie zapasu może być stosunkowo prostym sposobem na zmniejszenie ryzyka braku. W restauracji dochodzi jeszcze jeden ogranicznik: produkt ma termin przydatności.

Możesz zwiększyć bufor świeżego łososia, ale jeżeli restauracja nie zużyje go przed końcem terminu, zabezpieczenie przed brakiem zamieni się w stratę. Dlatego przy świeżej żywności większy bufor nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem.

Często lepsze będzie mniejszy zapas, częstsze dostawy zamiast duży zapas, rzadsze dostawy.

Przykład. Restauracja zużywa około 20 kg warzyw w ciągu dwóch dni. Zamiast zamawiać 50 kg raz w tygodniu i ryzykować wyrzucenie części produktu, może ustawić mniejsze dostawy kilka razy w tygodniu. To ogranicza jednocześnie ryzyko braku i ryzyko przeterminowania.

Dlatego przy produktach świeżych zapas bezpieczeństwa zawsze powinien być oceniany razem z terminem przydatności.

Jak obliczyć zapas bezpieczeństwa

Nie potrzebujesz od razu zaawansowanego modelu statystycznego. Na początek wystarczy prosty model oparty na własnych danych. Potrzebujesz czterech informacji:

• średnie dzienne zużycie,
• maksymalne dzienne zużycie,
• średni czas dostawy,
• najdłuższy rzeczywisty czas dostawy.

Prosty wzór:

Zapas bezpieczeństwa = (maksymalne dzienne zużycie razy maksymalny czas dostawy) minus (średnie dzienne zużycie razy średni czas dostawy)

Metoda jest celowo konserwatywna. Pokazuje, jak duża może być różnica między normalnym scenariuszem a sytuacją, w której jednocześnie zużywasz dużo więcej produktu i czekasz na dostawę dłużej.

Przykład

Załóżmy, że restauracja zużywa średnio 10 kg produktu dziennie. W najbardziej ruchliwe dni zużycie dochodzi do 14 kg dziennie. Dostawca zazwyczaj realizuje zamówienie w 2 dni, a najdłużej dostawa trwała 3 dni.

Obliczenie:

(14 kg razy 3 dni) minus (10 kg razy 2 dni)

42 kg minus 20 kg = 22 kg

W tym uproszczonym modelu zapas bezpieczeństwa wynosi 22 kg.

Następnie liczysz poziom, przy którym należy złożyć zamówienie:

średnie zużycie razy średni czas dostawy plus zapas bezpieczeństwa

czyli:

10 kg razy 2 dni plus 22 kg = 42 kg

Przy stanie około 42 kg powinieneś uruchomić zamówienie.

To nie oznacza, że 22 kg jest „idealnym" buforem dla tego produktu. To punkt wyjścia oparty na obserwowanych danych. Jeżeli produkt jest bardzo świeży i jego termin nie pozwala na utrzymywanie takiego poziomu, trzeba zmienić sposób dostaw zamiast bezrefleksyjnie zwiększać zapas.

Nie masz wystarczających danych? Zacznij prościej

Mała restauracja często nie ma jeszcze kilku miesięcy dokładnych danych o dziennym zużyciu i czasie realizacji dostaw. Wtedy możesz zacząć od prostszego modelu.

Załóżmy: średnie zużycie 10 kg dziennie, maksymalne zużycie 14 kg, średni czas dostawy 2 dni.

Różnica w dziennym zużyciu wynosi:

14 minus 10 = 4 kg

Jeżeli chcesz zabezpieczyć dwa dni typowego czasu dostawy:

4 kg razy 2 dni = 8 kg

Otrzymujesz orientacyjny bufor 8 kg.

To nie jest metoda tak zachowawcza jak uwzględnienie jednocześnie maksymalnego zużycia i maksymalnego czasu dostawy. Jest jednak dobrym punktem startowym, jeśli dopiero zaczynasz zbierać dane. Najważniejsze jest to, żeby po kilku tygodniach wrócić do liczby i ją zweryfikować.

Zapas bezpieczeństwa a straty

Największy błąd polega na tym, że bufor zaczyna rosnąć „na wszelki wypadek". Najpierw pojawia się brak produktu. Właściciel zwiększa zapas. Później braku już nie ma, ale produkt zaczyna zostawać. Zapas rośnie jeszcze bardziej, bo przecież „lepiej mieć niż nie mieć". Po kilku tygodniach część towaru się przeterminowuje.

Dlatego zapas bezpieczeństwa trzeba analizować razem ze stratami.

Jeżeli produkt regularnie się kończy przed dostawą i nie generuje praktycznie żadnych strat, bufor może być za mały. Jeżeli produktu nigdy nie brakuje, ale regularnie wyrzucasz jego nadwyżki, bufor może być za duży. Jeżeli natomiast nie ma ani braków, ani nadmiernych strat, poziom prawdopodobnie jest bliższy temu, czego potrzebujesz.

Procent strat możesz monitorować osobno w artykule Procent strat w restauracji: jak policzyć, ile naprawdę marnujesz.

Zapas bezpieczeństwa powinien zależeć od produktu

Nie ustawiaj jednego bufora dla całego magazynu. Wyobraź sobie cztery produkty:

Produkt	Zużycie	Dostawa	Konsekwencja braku	Podejście
Łosoś	wysokie	codziennie	popularne danie wypada z karty	mały, kontrolowany bufor
Mąka	wysokie	2 razy w tygodniu	łatwa do uzupełnienia	większy zapas możliwy
Rzadki sos	niskie	raz w tygodniu	łatwo zastąpić	mały bufor
Produkt kluczowy	średnie	raz w tygodniu	brak sprzedaży dania	większy bufor

Nie chodzi o to, żeby każdy produkt dostał skomplikowaną kategorię. Chodzi o zrozumienie, że wartość zapasu to nie jedyne kryterium. Znaczenie ma również tempo zużycia, termin, częstotliwość dostaw i koszt braku.

Co zrobić, gdy dostawca często się spóźnia

Jeżeli dostawca regularnie przekracza deklarowany czas dostawy, możesz oczywiście zwiększyć bufor. Ale nie powinno to być pierwsze i jedyne rozwiązanie.

Najpierw sprawdź, czy problem można rozwiązać po stronie dostawcy:

• ustalić konkretną godzinę dostawy,
• zmienić dzień zamówienia,
• zwiększyć częstotliwość dostaw,
• ustalić zasady dotyczące braków,
• znaleźć alternatywnego dostawcę dla krytycznych produktów.

Jeżeli dostawca potrzebuje nominalnie dwóch dni, ale faktycznie dostarcza raz po dwóch, raz po czterech dniach, problem nie polega tylko na tym, że masz za mały magazyn. Masz problem z przewidywalnością dostawy. W takiej sytuacji większy zapas może tylko maskować problem.

Co zrobić, gdy produkt często zostaje

Druga strona problemu wygląda odwrotnie. Jeżeli produkt nigdy się nie kończy, ale co tydzień zostaje jego nadwyżka, nie traktuj tego jako dowodu, że dobrze zabezpieczasz restaurację.

Sprawdź:

• rzeczywiste dzienne zużycie,
• częstotliwość zamówień,
• wielkość opakowania,
• minimalną ilość zamówienia,
• termin przydatności,
• sprzedaż dań wykorzystujących produkt.

Może się okazać, że problemem nie jest zapas bezpieczeństwa, ale minimalna wielkość zamówienia narzucona przez dostawcę. Wtedy warto policzyć, czy rabat lub darmowa dostawa rzeczywiście rekompensują koszt nadwyżki i potencjalnych strat.

Jak często aktualizować zapas bezpieczeństwa

Zapas bezpieczeństwa nie powinien być ustawiony raz i pozostawiony na cały rok. Zmienia się sprzedaż, menu, sezon, częstotliwość dostaw, dostawcy, ceny, liczba gości i zachowanie klientów.

Jeżeli produkt nagle zaczyna sprzedawać się dwa razy szybciej, stary bufor przestaje mieć sens. Tak samo, jeżeli dostawca zmienia dostawy z codziennych na trzy razy w tygodniu.

Dobrym momentem na przeliczenie bufora jest również wejście nowego produktu do karty, zmiana dostawcy, zmiana częstotliwości dostaw oraz początek sezonu o wyraźnie innym poziomie sprzedaży.

Zapas bezpieczeństwa a rotacja zapasów

Te dwa wskaźniki dobrze analizować razem.

Rotacja mówi Ci, jak szybko zapas przechodzi przez magazyn. Zapas bezpieczeństwa mówi, ile dodatkowego produktu trzymasz na wypadek odchylenia od planu.

Jeżeli rotacja świeżych produktów spada, a jednocześnie zapas bezpieczeństwa rośnie, możesz mieć dwa problemy naraz: za dużo kupujesz i za dużo zabezpieczasz. Jeżeli rotacja jest wysoka, a braki występują regularnie, być może próbujesz utrzymać magazyn zbyt mały względem rzeczywistego popytu.

Dlatego po ustawieniu buforów warto monitorować również rotację zapasów w restauracji.

Od czego zacząć

Nie ustawiaj zapasu bezpieczeństwa dla całego magazynu jednego dnia. Wybierz 5-10 produktów, przy których brak rzeczywiście boli. Najlepiej zacząć od tych, które są często używane, mają niepewne dostawy albo są kluczowe dla popularnych dań.

Dla każdego zapisz średnie dzienne zużycie, maksymalne dzienne zużycie, średni czas dostawy oraz najdłuższy czas dostawy. Następnie policz orientacyjny bufor i punkt ponownego zamówienia.

Przez kilka tygodni obserwuj dwie rzeczy: czy produkt się kończy przed dostawą oraz czy produkt regularnie zostaje i trafia do strat.

Jeżeli występują braki, zwiększ bufor albo popraw sposób dostaw. Jeżeli występują regularne straty, zmniejsz bufor albo zwiększ częstotliwość dostaw.

Nie szukaj jednej idealnej liczby. Szukaj poziomu, przy którym ryzyko braku i koszt nadmiaru pozostają pod kontrolą.

Zapas bezpieczeństwa działa tylko wtedy, gdy znasz swój magazyn

Sam wzór nie rozwiąże problemu, jeśli dane wejściowe są przypadkowe. Jeżeli nie wiesz, ile produktu rzeczywiście schodzi, jak często dostawca dowozi towar i ile masz aktualnie na stanie, zapas bezpieczeństwa będzie tylko zgadywaniem ubranym w liczby.

Dlatego warto zacząć od podstaw: rzeczywistych stanów, historii zużycia, terminów i danych o dostawach. Stockuj pomaga trzymać produkty, stany i terminy w jednym miejscu, dzięki czemu łatwiej ocenić, czy ustawiony bufor rzeczywiście odpowiada temu, jak działa Twoja restauracja.