Kontrola cen zakupu w restauracji: jak wyłapać podwyżki, zanim zjedzą marżę

Ceny od dostawców rzadko rosną w sposób, który od razu rzuca się w oczy.

Czasem to 20 groszy więcej na kilogramie. Innym razem złotówka na opakowaniu. Później kolejna podwyżka o kilka procent. Każda z osobna wygląda niewinnie.

Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy takich zmian jest kilkanaście.

Po kilku miesiącach okazuje się, że ten sam produkt kosztuje wyraźnie więcej, food cost dań poszedł w górę, a marża spadła. I często trudno już powiedzieć, kiedy dokładnie zaczął się problem.

Kontrola cen zakupu polega właśnie na tym, żeby nie dowiadywać się o podwyżkach dopiero przy liczeniu wyniku.

Chodzi o regularne porównywanie cen produktów, sprawdzanie zmian w czasie i szybkie reagowanie wtedy, gdy koszt zaczyna odjeżdżać od założonego poziomu.

Dlaczego ceny zakupu rosną po cichu

W codziennej pracy restauracji faktury często są akceptowane, a nie analizowane.

Dostawa przyjeżdża. Ktoś sprawdza ilość. Towar trafia do chłodni. Dokument zostaje podpisany i odłożony.

Jeżeli na fakturze cena sera jest o 70 groszy wyższa niż poprzednio, pojedyncza osoba może tego nawet nie zauważyć.

Za tydzień cena wzrośnie jeszcze trochę.

Po miesiącu nie pamiętasz już, ile dokładnie kosztował ten ser wcześniej.

I właśnie dlatego pamięć nie jest dobrym systemem kontroli cen.

Drugi problem to zmiana wielkości opakowania.

Załóżmy, że do tej pory kupujesz produkt za 50 zł za opakowanie o wadze 5 kg. Cena jednostkowa to wtedy 10 zł za kilogram.

Dostawca zostawia cenę opakowania na poziomie 50 zł, ale zmienia jego wagę na 4,5 kg. Teraz te same 50 zł daje już 11,11 zł za kilogram.

Na fakturze nadal widzisz 50 zł. Realny koszt kilograma wzrósł jednak o około 11 procent.

Dlatego sama cena opakowania nie wystarczy do kontroli.

Kontroluj cenę jednostkową, nie tylko cenę opakowania

Najważniejsza zasada jest prosta: porównuj produkty w tej samej jednostce.

Jeżeli produkt kupujesz na kilogramy, porównuj cenę za kilogram. Jeżeli kupujesz na litry, porównuj cenę za litr. Jeżeli produkt jest sprzedawany na sztuki, porównuj cenę za sztukę. Jeżeli kupujesz karton zawierający określoną liczbę opakowań, przelicz koszt na jedno opakowanie.

To eliminuje jeden z najczęstszych sposobów, w jaki realny wzrost kosztu może przejść niezauważony.

Ale cena jednostkowa również nie mówi wszystkiego.

Ten sam produkt może mieć inną jakość, gramaturę, uzysk po obróbce albo trwałość. Dlatego przy produktach, dla których ma to znaczenie, trzeba patrzeć szerzej niż tylko na cenę za kilogram.

Cena zakupu jest punktem wyjścia. Liczy się również to, ile produktu rzeczywiście możesz wykorzystać.

Trzy liczby, które warto znać

Dla kluczowych produktów wystarczą na początek trzy informacje: cena wcześniejsza, cena aktualna i wolumen zakupów.

Dzięki nim możesz policzyć nie tylko, że produkt podrożał, ale również ile ta podwyżka naprawdę kosztuje restaurację.

Załóżmy, że kupujesz 30 kg sera tygodniowo, a cena wzrosła z 28 zł do 28,80 zł za kilogram. Różnica to 80 groszy na kilogramie.

Na jednej dostawie nie wygląda to groźnie. Ale przy 30 kg tygodniowo to już 24 zł więcej co tydzień, a w skali roku ponad 1200 zł (24 zł przez 52 tygodnie), jeżeli wolumen zakupów pozostanie podobny.

A ser jest tylko jednym produktem.

Jeżeli podobne zmiany pojawią się na mięsie, nabiale, oleju, warzywach i kilku innych dużych pozycjach, suma może być już znacząca.

Jak policzyć procentową zmianę ceny

Sama różnica w złotówkach nie zawsze wystarczy. Warto również wiedzieć, o ile procent zmieniła się cena.

Liczy się to prosto: odejmij starą cenę od nowej, podziel wynik przez starą cenę i pomnóż przez sto. Dla ceny, która wzrosła z 28 zł do 28,80 zł, wychodzi około 2,9 procent.

To przydatne przy porównywaniu produktów o zupełnie różnych cenach.

Wzrost z 5 zł do 5,50 zł oznacza 10 procent. Wzrost z 50 zł do 52 zł oznacza 4 procent. W złotówkach druga zmiana jest większa, ale procentowo pierwsza jest znacznie większa.

Dlatego warto patrzeć jednocześnie na zmianę procentową i realny wpływ na miesięczny koszt.

Nie każda podwyżka jest problemem

Wzrost ceny nie oznacza automatycznie, że trzeba zmienić dostawcę.

Cena może się zmienić z wielu powodów. Może to być sezonowa zmiana kosztu surowca, zmiana warunków dostawy, zakończenie promocji albo rzeczywista podwyżka u producenta.

Najpierw trzeba więc ustalić, co właściwie się zmieniło.

Jeżeli zauważysz różnicę, sprawdź:

• czy zmieniła się cena jednostkowa,
• czy zmieniła się wielkość opakowania,
• czy produkt jest dokładnie ten sam,
• czy zmieniły się warunki dostawy,
• czy nie skończyła się promocja,
• czy podwyżka była wcześniej zapowiedziana,
• czy cena na fakturze odpowiada ustaleniom z dostawcą.

Dopiero potem decyduj, co dalej.

Nie porównuj jednej faktury w oderwaniu od reszty

Jedna dostawa może mieć cenę nietypową.

Dostawca może zastosować jednorazowy rabat. Produkt może być chwilowo droższy. Możesz dostać inną partię.

Dlatego przy analizie trendu warto patrzeć nie tylko na ostatnią fakturę, ale również na kilka poprzednich dostaw.

Dostawa	Cena za kg
1	18,20 zł
2	18,10 zł
3	18,30 zł
4	18,25 zł
5	19,10 zł

Jedna cena 19,10 zł może być przypadkiem. Jeżeli w kolejnych dostawach pojawia się 19 zł lub więcej, masz już znacznie mocniejszy sygnał, że zmiana jest trwała.

Warto również rozróżniać cenę uzgodnioną od ceny chwilowej. Jeżeli wynegocjowałaś określoną stawkę, to właśnie ona powinna być punktem odniesienia przy kontroli faktury.

Które produkty kontrolować najdokładniej

Nie ma potrzeby analizowania każdej pozycji z taką samą częstotliwością.

Na początku wybierz produkty, które mają największy wpływ na koszt zakupów. Szczególnie warto kontrolować mięso i ryby, nabiał, oleje i tłuszcze, alkohol, produkty kupowane w dużych ilościach, drogie składniki, składniki używane w wielu daniach oraz produkty, których cena często się zmienia.

Możesz też spojrzeć na to inaczej. Nie pytaj tylko „co jest drogie za kilogram", tylko „na co wydaję najwięcej pieniędzy w miesiącu".

Produkt kosztujący 60 zł za kilogram, którego kupujesz 5 kg miesięcznie, może mieć mniejsze znaczenie niż produkt kosztujący 12 zł za kilogram, którego kupujesz 200 kg. Dlatego priorytetem powinny być produkty o dużym wpływie na łączny koszt zakupów.

Cena produktu wpływa na food cost, nawet gdy receptura się nie zmienia

To jeden z najważniejszych powodów, dla których kontrola cen zakupu powinna być regularna.

Załóżmy, że danie kosztowało wcześniej 11,40 zł w składnikach i było sprzedawane za 38 zł. Food cost wynosił wtedy 30 procent.

Receptura się nie zmieniła. Gramatura się nie zmieniła. Cena w menu się nie zmieniła. Zmieniły się tylko ceny zakupu.

Jeżeli koszt składników wzrośnie do 12,92 zł, przy tej samej cenie 38 zł food cost rośnie już do 34 procent.

To właśnie dlatego aktualna cena zakupu jest tak ważna przy kalkulacji dań. Receptura policzona kilka miesięcy temu może być matematycznie poprawna, ale jeżeli korzysta ze starych cen, pokazuje już nieaktualny koszt. Jak policzyć food cost krok po kroku, opisaliśmy w poradniku o obliczaniu food costu.

Co zrobić, gdy cena wyraźnie wzrosła

Nie każda podwyżka wymaga natychmiastowej zmiany menu. Masz kilka możliwości.

Zapytaj dostawcę o zmianę

Najpierw ustal, skąd się wzięła. Jeżeli kupujesz duży wolumen, możesz mieć argument do negocjacji. Warto również sprawdzić, czy inny dostawca oferuje porównywalny produkt w lepszej cenie.

Nie chodzi o zmianę dostawcy dla każdego grosza. Chodzi o to, żeby wiedzieć, czy aktualna cena jest uzasadniona i konkurencyjna. Jak prowadzić taką rozmowę, opisaliśmy w poradniku o negocjowaniu z dostawcą.

Sprawdź wpływ na dania

Jeżeli produkt jest składnikiem kilku pozycji, nie patrz tylko na jego cenę zakupu. Policz, ile wzrost ceny zmienia koszt każdej receptury.

Podwyżka sera o 1 zł za kilogram może mieć niewielki wpływ na danie, w którym używasz 20 gramów. Ale jeżeli ten sam produkt występuje w 15 daniach i jest używany w dużych ilościach, łączny efekt może być znaczący.

Sprawdź alternatywy

Czasem można znaleźć produkt o podobnych parametrach u innego dostawcy. Trzeba jednak porównywać produkty rzeczywiście porównywalne. Tańszy składnik, który daje gorszy uzysk albo zmienia jakość dania, niekoniecznie jest tańszy w praktyce.

Przelicz cenę dania

Jeżeli podwyżka jest trwała i nie da się jej odzyskać po stronie zakupów, trzeba zdecydować, czy koszt powinien zostać przeniesiony na cenę sprzedaży. To nie oznacza automatycznie podwyżki całej karty. Najpierw sprawdź, które dania rzeczywiście straciły marżę i jak duża jest zmiana. Jak robić to rozsądnie, bez odstraszania gości, opisaliśmy w poradniku o podnoszeniu cen w menu.

Kiedy kontrolować ceny

Najlepszym momentem jest przyjęcie dostawy. Towar i dokument są już przed Tobą, więc nie trzeba tworzyć osobnego procesu tylko po to, żeby sprawdzić cenę.

Przy kluczowych produktach warto przejść krótką ścieżkę: ilość, produkt, cena jednostkowa, zgodność z ustaleniami. Jeżeli cena się zmieniła, zaznacz to od razu.

Raz w miesiącu warto zrobić szerszy przegląd i sprawdzić, które produkty podrożały najbardziej procentowo, które najbardziej kwotowo, które generują największy dodatkowy koszt, które podwyżki są jednorazowe, które utrzymują się przez kilka kolejnych dostaw i które wpływają na koszt popularnych dań.

Raz na kwartał można zrobić jeszcze szersze porównanie i spojrzeć na dłuższy trend.

Historia cen jest ważniejsza niż pojedyncza cena

Sama informacja „ser kosztuje 28,80 zł za kilogram" nie mówi zbyt wiele.

Znacznie więcej mówi: „ser kosztował 24,50 zł sześć miesięcy temu, 26 zł trzy miesiące temu, a dziś kosztuje 28,80 zł". Dopiero historia pokazuje kierunek.

Możesz wtedy zobaczyć, czy cena rośnie stopniowo, skacze jednorazowo, wraca do wcześniejszego poziomu, jest stabilna, zależy od sezonu albo zaczęła rosnąć po zmianie dostawcy.

To również dużo lepsza podstawa do rozmowy z dostawcą. Zamiast „wydaje mi się, że ostatnio jest drożej" masz konkret: „w ciągu czterech miesięcy cena wzrosła z 24,50 do 28,80 zł za kilogram, co przy moim wolumenie oznacza określoną dodatkową kwotę miesięcznie". To zupełnie inna rozmowa.

Najczęstsze błędy w kontroli cen zakupu

Patrzenie tylko na cenę opakowania, przez co zmiana gramatury ukrywa realną podwyżkę. Brak jednostki porównawczej, bo nie porównasz sensownie 50 zł za karton z 55 zł za karton, jeżeli zmieniła się jego zawartość. Porównywanie wyłącznie ostatniej faktury, przez co jednorazowa promocja albo skok ceny daje fałszywy obraz. Kontrolowanie wszystkich produktów po równo zamiast skupienia na tych, które najbardziej ważą w kosztach. Brak historii cen, przez co nie wiadomo, czy dzisiejsza cena jest normalna. Zauważenie podwyżki bez dalszej reakcji, bo sama wiedza nic nie zmienia, jeśli nie sprawdzisz wpływu na food cost i marżę. Zmiana dostawcy wyłącznie na podstawie ceny, choć tańszy produkt może mieć gorszą jakość, uzysk, dostępność albo warunki dostawy. I wreszcie przeliczanie dań po starych cenach, co jest jednym z najprostszych sposobów na zawyżenie oczekiwanej marży.

Prosty system kontroli cen

Jeżeli dziś nie kontrolujesz cen systematycznie, nie zaczynaj od kilkuset produktów. Wybierz 10 do 20 najważniejszych pozycji i dla każdej zapisz jednostkę, ostatnią cenę, aktualną cenę, zmianę procentową, miesięczne zużycie oraz dodatkowy koszt.

Produkt	Jednostka	Ostatnia cena	Aktualna cena	Zmiana %	Zużycie / mies.	Dodatkowy koszt
Ser	kg	28,00 zł	28,80 zł	2,9%	120 kg	96 zł
Kurczak	kg	18,50 zł	19,20 zł	3,8%	250 kg	175 zł
Olej	l	7,20 zł	7,80 zł	8,3%	80 l	48 zł

Ostatnia kolumna jest szczególnie ważna. Pokazuje nie tylko, co podrożało, ale ile pieniędzy kosztuje Cię ta zmiana. Dzięki temu wiesz, na czym warto skupić uwagę.

Od kontroli ceny do kontroli marży

Sama kontrola cen zakupu nie jest celem. Jej celem jest wiedzieć, co dzieje się z kosztami, i odpowiednio wcześnie reagować.

Łańcuch jest prosty: cena zakupu rośnie, więc rośnie koszt składnika, za nim koszt receptury, potem food cost, a na końcu spada marża. Jeżeli zatrzymasz ten łańcuch na początku, masz więcej możliwości. Możesz negocjować z dostawcą, zmienić warunki zakupu, znaleźć alternatywny produkt, ograniczyć straty albo skorygować cenę dania. Jeżeli zauważysz problem dopiero na końcu miesiąca, większość tych decyzji podejmujesz już z opóźnieniem.

Kontroluj ceny, zanim zobaczysz problem w wyniku

Kontrola cen zakupu nie polega na walce z dostawcą o każdy grosz. Chodzi o coś prostszego: masz wiedzieć, ile płacisz, jak ta cena zmienia się w czasie i jaki wpływ ma ta zmiana na restaurację.

Nie musisz analizować każdej pozycji każdego dnia. Wystarczy regularnie kontrolować kluczowe produkty, porównywać ceny w tej samej jednostce, liczyć wpływ podwyżek na miesięczne zakupy i przekładać większe zmiany na aktualny food cost.

Najważniejsza jest regularność. Jeżeli sprawdzasz cenę dopiero wtedy, gdy wynik finansowy zaczyna wyglądać źle, reagujesz za późno. Jeżeli widzisz zmianę przy kolejnej dostawie, możesz zareagować, zanim kilka małych podwyżek zamieni się w duży problem.