Orzeczenia medycyny pracy tylko elektronicznie. Co od 18 października zmienia się dla restauracji?

Od 18 października 2026 roku orzeczenia lekarskie z zakresu medycyny pracy są co do zasady wystawiane wyłącznie elektronicznie. Zakończył się okres przejściowy, w którym lekarze mogli wybierać między dokumentem papierowym a elektronicznym.

Dla restauracji, kawiarni, hoteli i firm cateringowych zmienia się przede wszystkim sposób wystawiania i przekazywania dokumentów. Sam obowiązek pozostaje bez zmian: pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia stwierdzającego brak przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na określonym stanowisku.

Podstawą zmiany jest rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 roku, opublikowane w Dzienniku Ustaw pod poz. 456. Nowe zasady dotyczą między innymi orzeczeń wydawanych po badaniach wstępnych, okresowych i kontrolnych.

Co zmieniło się od 18 października

Do 17 października lekarze mogli wystawiać orzeczenia medycyny pracy w formie papierowej lub elektronicznej. Od 18 października standardem jest forma elektroniczna, a dokument trafia do systemu teleinformatycznego i staje się częścią elektronicznej dokumentacji medycznej.

Zmiana obejmuje między innymi orzeczenia stwierdzające brak przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na konkretnym stanowisku. Nie zmienia natomiast zakresu badań ani zasad oceny zdolności pracownika do wykonywania obowiązków.

W praktyce oznacza to mniej dokumentów papierowych, ale nadal konieczność dopilnowania, aby orzeczenie zostało skutecznie przekazane pracodawcy i było dostępne przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Jak pracownik przekazuje orzeczenie pracodawcy

Elektroniczne orzeczenie jest zapisywane w systemie i udostępniane pracownikowi na Internetowym Koncie Pacjenta. Można je znaleźć w sekcji „Dane medyczne", w części „Medycyna pracy".

Pracownik może pobrać dokument w formacie PDF i przesłać go pracodawcy, na przykład e-mailem. Może również poprosić lekarza o wydruk orzeczenia. Brak aktywnego Internetowego Konta Pacjenta nie oznacza, że nie można wykonać badań ani uzyskać orzeczenia.

Warto przy tym pamiętać, że sama elektroniczna forma dokumentu nie zwalnia pracodawcy z obowiązku jego otrzymania i weryfikacji. Nie należy zakładać, że orzeczenie automatycznie pojawi się w dokumentacji firmy.

Dla restauratora oznacza to konieczność ustalenia z pracownikiem i jednostką medycyny pracy sprawnego sposobu przekazywania dokumentów. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w której badanie zostało wykonane, ale pracownik nie przekazał jeszcze orzeczenia potrzebnego do rozpoczęcia pracy.

Czy papierowe orzeczenia całkowicie znikają

Nie. Przepisy przewidują wyjątki, między innymi w przypadku braku dostępu do systemu teleinformatycznego. W takich okolicznościach lekarz może wystawić dokument w formie papierowej. Istnieją również szczególne wyjątki dotyczące określonych grup zawodowych.

Nie oznacza to jednak, że po zakończeniu okresu przejściowego pracownik może standardowo wybrać papierową wersję zamiast elektronicznej. Wydruk dokumentu elektronicznego, który pracownik otrzymuje na życzenie, nie jest tym samym co wystawienie orzeczenia w papierowej formie.

Medycyna pracy a badania sanitarno-epidemiologiczne

W gastronomii łatwo pomylić te dwa obowiązki, dlatego trzeba je wyraźnie rozdzielić.

Orzeczenie medycyny pracy dotyczy zdolności do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Lekarz ocenia ją z uwzględnieniem warunków pracy i zagrożeń opisanych w skierowaniu.

Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych dotyczą natomiast osób, których praca wiąże się z ryzykiem przeniesienia zakażenia na inne osoby, w tym pracowników wykonujących określone czynności przy żywności.

Zmiana sposobu wystawiania orzeczeń medycyny pracy nie zastępuje ani nie znosi odrębnych wymagań sanitarno-epidemiologicznych. W zależności od wykonywanych obowiązków pracownik może potrzebować dokumentów wynikających z obu tych procedur.

Restaurator powinien więc nadal sprawdzać, czy pracownik ma wymagane orzeczenie medycyny pracy, a w przypadku stanowisk objętych odpowiednimi przepisami również spełnia wymagania sanitarno-epidemiologiczne.

Co powinien zrobić restaurator

Zmiana nie wymaga przebudowy całego procesu zatrudniania. Warto jednak zaktualizować procedurę przyjmowania nowych pracowników i kontrolowania terminów badań. Krok po kroku rozkładamy ją w poradniku o onboardingu pracownika w restauracji.

1. Ustal sposób odbioru dokumentów. Sprawdź, jak orzeczenia przekazuje jednostka medycyny pracy i poinformuj pracowników, że mogą pobrać dokument z IKP oraz przesłać go pracodawcy.

2. Nie dopuszczaj do pracy bez wymaganego orzeczenia. Sam fakt odbycia wizyty u lekarza nie wystarcza, jeśli pracodawca nie ma wymaganego dokumentu potwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy.

3. Kontroluj terminy badań. Uwzględnij badania w procesie wdrażania nowych osób oraz w bieżącej organizacji pracy. Nie czekaj z ustalaniem kolejnego terminu do momentu, gdy poprzednie orzeczenie straci ważność.

4. Rozdziel dokumentację medycyny pracy i wymagania sanitarno-epidemiologiczne. Sprawdź, jakie obowiązki dotyczą konkretnego stanowiska, i nie traktuj tych dokumentów jako zamiennych.

5. Zadbaj o bezpieczne przechowywanie dokumentacji. Dokumenty związane ze zdolnością do pracy zawierają dane osobowe. Dostęp do nich powinny mieć wyłącznie osoby uprawnione, w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków pracodawcy.

Elektroniczne orzeczenia to zmiana w obiegu dokumentów

Nowe przepisy upraszczają sposób wystawiania orzeczeń, ale nie zmieniają podstawowej odpowiedzialności pracodawcy za dopuszczenie do pracy osoby spełniającej wymagania zdrowotne.

Najlepszym rozwiązaniem jest włączenie badań, odbioru dokumentów i kontroli terminów do stałej procedury zatrudniania. Dzięki temu formalności nie trzeba odtwarzać przy każdej nowej osobie ani przypominać sobie o nich dopiero przed rozpoczęciem zmiany.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, Dz.U. z 2026 r. poz. 456.