Wskaźnik rotacji zapasów w restauracji: jak liczyć i interpretować

Możesz mieć dobrze ułożony magazyn, wdrożone FIFO i ustawione stany minimalne, a mimo to trzymać w chłodni i na półkach więcej pieniędzy, niż naprawdę potrzebujesz.

Produkt może nie być jeszcze przeterminowany, ale jeśli leży tygodniami, zamrażasz w nim gotówkę. Przy świeżej żywności dochodzi jeszcze ryzyko, że zanim ją wykorzystasz, straci jakość albo termin. Z drugiej strony zbyt mały zapas może skończyć się brakiem produktu w środku serwisu.

Właśnie dlatego warto mierzyć rotację zapasów.

Wskaźnik rotacji pokazuje, ile razy w określonym okresie wartość Twojego zapasu odpowiada kosztowi produktów, które zostały zużyte lub sprzedane. Im wyższa rotacja, tym szybciej zapas przechodzi przez magazyn. Im niższa, tym dłużej pieniądze pozostają zamrożone w towarze.

Nie ma jednak jednej wartości, którą można uznać za idealną dla każdej restauracji. Inaczej będzie wyglądać rotacja świeżych warzyw, inaczej mięsa, produktów suchych czy alkoholu. Najwięcej mówi porównanie własnego lokalu w czasie oraz analiza poszczególnych kategorii.

Rotacja zapasów to nie to samo co FIFO

Te dwa pojęcia często są ze sobą mylone, ponieważ oba dotyczą tego, jak szybko produkty przechodzą przez magazyn.

FIFO to sposób fizycznego zarządzania towarem: starszy produkt powinien zostać wykorzystany przed nowszym. Dzięki temu ograniczasz ryzyko przeterminowania i nie pozwalasz, żeby starsze partie zostały z tyłu półki.

Wskaźnik rotacji zapasów to natomiast liczba. Nie mówi, jak ustawić kartony w chłodni, tylko jak szybko w ujęciu wartościowym zapas jest wykorzystywany.

Możesz więc mieć dobrze wdrożone FIFO, a jednocześnie zbyt duży magazyn.

Przykład: wszystkie produkty są prawidłowo ustawione według dat, ale kupujesz dwa razy więcej sera, niż potrzebujesz. FIFO działa, tylko zapas jest za duży.

Dlatego FIFO i rotacja rozwiązują dwa różne problemy. FIFO pomaga wykorzystać właściwy produkt we właściwej kolejności, a rotacja pokazuje, czy ogólnie trzymasz odpowiednią ilość zapasu. Więcej o samym systemie znajdziesz w poradniku FIFO w restauracji: jak wdrożyć rotację, żeby nie wyrzucać towaru.

Jak policzyć wskaźnik rotacji zapasów

Podstawowy wzór wygląda tak:

Rotacja zapasów = koszt produktów zużytych lub sprzedanych w okresie, podzielone przez średnią wartość zapasu

Do obliczenia średniego zapasu potrzebujesz wartości magazynu na początku i na końcu analizowanego okresu:

Średni zapas = (stan początkowy plus stan końcowy) podzielone przez 2

Wartości zapasu powinny być liczone według kosztu zakupu, a nie według potencjalnej ceny sprzedaży.

W praktyce restauracyjnej możesz wyznaczyć koszt żywności zużytej w okresie na podstawie:

stan początkowy plus zakupy minus stan końcowy

Przy założeniu, że wszystkie trzy wartości są liczone w tej samej metodzie i dla tego samego zakresu produktów.

Przykład

Załóżmy, że restauracja ma:

• stan magazynu na początku miesiąca: 8 000 zł,
• zakupy w miesiącu: 32 000 zł,
• stan magazynu na końcu miesiąca: 8 000 zł.

Koszt produktów zużytych w miesiącu wynosi:

8 000 zł plus 32 000 zł minus 8 000 zł = 32 000 zł

Średni stan magazynu:

(8 000 zł plus 8 000 zł) podzielone przez 2 = 8 000 zł

Rotacja:

32 000 zł podzielone przez 8 000 zł = 4

Wynik wynosi 4 obroty w miesiącu.

W uproszczeniu oznacza to, że wartość przeciętnego zapasu została wykorzystana w skali miesiąca cztery razy.

Rotację możesz przeliczyć na dni zapasu

Sama liczba „4" niewiele mówi osobie, która nie pracuje z tym wskaźnikiem na co dzień. Dlatego warto przeliczyć ją na dni.

Wzór:

Dni zapasu = liczba dni w okresie podzielone przez rotację

Dla 30-dniowego miesiąca i rotacji na poziomie 4:

30 podzielone przez 4 = 7,5 dnia

Oznacza to, że średni poziom zapasu odpowiada około 7,5 dnia kosztu produktów przy takim tempie zużycia.

To nie znaczy, że każdy produkt fizycznie leży w magazynie dokładnie 7,5 dnia. To wskaźnik średni, który pomaga ocenić, ile dni zapasu utrzymujesz w relacji do tempa jego zużycia.

Ta sama informacja może więc być przedstawiona na dwa sposoby:

rotacja: 4 razy w miesiącu

dni zapasu: około 7,5 dnia

Dla właściciela restauracji druga liczba często jest łatwiejsza do przełożenia na decyzję zakupową.

Wysoka rotacja nie zawsze oznacza, że wszystko działa dobrze

Na pierwszy rzut oka wysoka rotacja brzmi dobrze. Towar szybko schodzi, magazyn jest mniejszy, a mniej pieniędzy pozostaje zamrożonych w zapasie.

I rzeczywiście, zbyt niska rotacja często oznacza nadmiar zapasów, słabszą sprzedaż albo nieefektywne zakupy.

Ale zbyt wysoka rotacja również może być problemem.

Jeżeli zapas jest tak mały, że regularnie brakuje produktów przed kolejną dostawą, możesz tracić sprzedaż. Kuchnia nie ma składnika, gość nie może zamówić dania, a pracownik zaczyna szukać zamiennika.

Dlatego celem nie jest maksymalnie wysoka rotacja.

Celem jest taki poziom zapasu, który zapewnia ciągłość pracy bez niepotrzebnego zamrażania gotówki.

W praktyce trzeba więc patrzeć na rotację razem z:

• brakami produktów,
• częstotliwością dostaw,
• terminami przydatności,
• zapasem bezpieczeństwa,
• sezonowością sprzedaży,
• wahaniami popytu.

Co oznacza niska rotacja

Niska rotacja oznacza, że zapas jest wykorzystywany wolniej w stosunku do jego średniej wartości.

Przy produktach suchych może to po prostu oznaczać, że kupujesz większe partie i przechowujesz je dłużej. Nie musi to być problem, jeżeli produkty mają długi termin, są potrzebne i zakup większej ilości rzeczywiście obniża koszt całkowity.

Przy produktach świeżych sytuacja jest inna.

Jeżeli warzywa, ryby, mięso czy nabiał mają niski poziom rotacji, rośnie ryzyko:

• przeterminowania,
• pogorszenia jakości,
• konieczności wyrzucenia produktu,
• zamrożenia gotówki,
• zajmowania miejsca przez towar, którego nie potrzebujesz.

Dlatego niska rotacja powinna być sygnałem do zadania kolejnego pytania:

Dlaczego ten produkt tak długo leży?

Możliwe odpowiedzi są różne:

• zamawiasz za dużo,
• dostawy są zbyt duże w stosunku do zużycia,
• produkt jest potrzebny tylko do kilku dań,
• dania wykorzystujące produkt sprzedają się słabo,
• masz zbyt szeroki asortyment,
• termin przydatności jest krótszy niż tempo zużycia.

Nie licz jednej rotacji dla całego magazynu

Jedna liczba dla całego magazynu jest dobrym punktem wyjścia, ale może ukryć ważne różnice.

Wyobraź sobie restaurację, która ma:

• szybko rotujące świeże warzywa,
• mięso dostarczane kilka razy w tygodniu,
• produkty suche kupowane raz w miesiącu,
• alkohol utrzymywany w większym zapasie.

Jeżeli wszystko wrzucisz do jednego wskaźnika, kategorie o wolniejszym ruchu mogą zawyżyć średni poziom zapasu, mimo że świeże produkty rotują prawidłowo.

Dlatego po policzeniu rotacji całego magazynu warto zejść poziom niżej.

Policz osobno kategorie: produkty świeże, mięso, ryby, nabiał, warzywa i owoce, produkty suche, napoje, alkohol.

Nie każda kategoria musi mieć taką samą rotację.

Najważniejsze jest znalezienie pozycji, które znacząco odstają od własnego modelu zakupowego.

Rotacja zapasów a straty

Rotacja jest szczególnie przydatna w połączeniu z analizą strat.

Jeżeli produkt długo pozostaje na stanie, rośnie prawdopodobieństwo, że nie zostanie wykorzystany w odpowiednim czasie. Dotyczy to przede wszystkim produktów o krótkim terminie.

Spadająca rotacja świeżych produktów może być więc sygnałem ostrzegawczym przed przyszłą stratą, zanim produkt faktycznie trafi do kosza.

Przykład:

W czerwcu średni zapas świeżych produktów wynosił 6 000 zł, a ich koszt zużycia 30 000 zł.

Rotacja:

30 000 podzielone przez 6 000 = 5

W lipcu średni zapas wzrósł do 8 000 zł, ale zużycie pozostało na poziomie 30 000 zł.

Rotacja:

30 000 podzielone przez 8 000 = 3,75

Sprzedaż i zużycie nie wzrosły, ale więcej pieniędzy zaczęło pozostawać w magazynie.

Jeżeli taki trend utrzyma się przez kolejne miesiące, warto sprawdzić zakupy, stany minimalne i produkty wolno rotujące.

Powiązanym wskaźnikiem są oczywiście straty. Jeżeli chcesz sprawdzić, ile wartości zakupów faktycznie kończy jako odpad, zobacz Procent strat w restauracji: jak policzyć, ile naprawdę marnujesz.

Rotacja a food cost

Rotacja nie zastępuje food costu. Oba wskaźniki odpowiadają na inne pytania.

Food cost odpowiada przede wszystkim na pytanie:

„Ile kosztują mnie produkty w relacji do sprzedaży?"

Rotacja zapasów odpowiada:

„Jak szybko wykorzystuję pieniądze zamrożone w magazynie?"

Możesz więc mieć dobry food cost i jednocześnie zbyt wysoki stan magazynowy.

Przykład: restauracja kupuje produkty po dobrych cenach i dobrze kontroluje koszt receptur, ale magazyn jest stale pełny. Wskaźnik food cost może wyglądać poprawnie, natomiast rotacja pokaże, że zbyt dużo kapitału pozostaje w zapasie.

Z kolei wysoka rotacja nie gwarantuje niskiego food costu. Możesz szybko zużywać produkty, ale jednocześnie przepłacać za zakupy albo mieć zbyt duże porcje.

Dlatego oba wskaźniki warto analizować razem.

Jak poprawić rotację zapasów

Jeżeli rotacja jest zbyt niska, nie zaczynaj od przypadkowego zmniejszania każdego zamówienia.

Najpierw sprawdź, które produkty odpowiadają za problem.

Kupuj zgodnie z rzeczywistym zużyciem

Jeżeli produkt regularnie zostaje na stanie do kolejnej dostawy, sprawdź, czy jego zamawiana ilość odpowiada rzeczywistemu tempu zużycia.

W tym miejscu przydają się stany minimalne, ale nie powinny być ustawiane raz na zawsze. Jeżeli sprzedaż się zmienia, powinny zmieniać się również poziomy zapasu.

Ich częścią jest zapas bezpieczeństwa, czyli bufor na wahania zużycia i opóźnienia dostaw. Dobra rotacja i rozsądny bufor działają razem, jedno pilnuje tempa, drugie chroni przed brakami.

Zamawiaj mniejsze ilości częściej, gdy produkt tego wymaga

Przy produktach świeżych większa dostawa nie zawsze oznacza oszczędność.

Jeżeli kupujesz taniej 20 kg produktu, ale regularnie wyrzucasz kilka kilogramów, rabat może być pozorną oszczędnością.

Warto policzyć nie tylko cenę zakupu, ale koszt produktu, który rzeczywiście wykorzystujesz.

Znajdź wolno rotujące produkty

Zrób ranking produktów według wartości zapasu i sprawdź, które z nich od dawna pozostają na stanie.

Może się okazać, że produkt został kupiony pod danie, które prawie się nie sprzedaje. Wtedy problemem nie jest magazyn, ale sama karta.

Połącz rotację z FIFO

Rotacja mówi, jak szybko zapas się wykorzystuje. FIFO pomaga wykorzystać najpierw starszą partię.

Oba elementy powinny działać razem.

Jeżeli rotacja jest niska, a dodatkowo nowy produkt jest odkładany przed starszym, ryzyko przeterminowania rośnie jeszcze bardziej.

Nie obniżaj zapasu bez sprawdzenia dostaw

Zmniejszenie zapasu może poprawić wskaźnik, ale jeśli dostawca potrzebuje trzech dni na realizację zamówienia, możesz szybko przejść z nadmiaru do braków.

Dlatego rotację trzeba analizować razem z czasem dostawy i częstotliwością zamówień.

Jak analizować rotację miesiąc po miesiącu

Pojedynczy wynik jest tylko punktem odniesienia. Dużo więcej mówi trend.

Przykład:

Miesiąc	Rotacja	Dni zapasu
Maj	3,2	9,4
Czerwiec	3,6	8,3
Lipiec	4,1	7,3
Sierpień	4,4	6,8

W tym przypadku zapas zaczyna pracować szybciej.

Jeżeli w tym samym czasie nie rośnie liczba braków i nie zwiększają się straty związane z niedostępnością produktów, może to oznaczać poprawę gospodarowania magazynem.

Ale jeśli wynik zmieni się z 3,2 na 6,5 tylko dlatego, że obniżyłeś zapas do poziomu, przy którym regularnie brakuje towaru, nie jest to sukces.

Dlatego obok rotacji zapisuj przynajmniej:

• wartość średniego zapasu,
• dni zapasu,
• wartość strat,
• liczbę braków,
• częstotliwość dostaw.

Dopiero taki zestaw pokazuje, czy magazyn rzeczywiście działa lepiej.

Od czego zacząć

Nie musisz od razu liczyć rotacji dla każdego produktu.

Weź jeden pełny miesiąc i zbierz trzy wartości: stan magazynu na początku okresu, wartość zakupów w okresie oraz stan magazynu na końcu okresu.

Na tej podstawie policz koszt zużytych produktów:

stan początkowy plus zakupy minus stan końcowy

Następnie policz średni stan:

(stan początkowy plus stan końcowy) podzielone przez 2

I na końcu:

koszt zużytych produktów podzielone przez średni stan magazynu = rotacja

Przelicz wynik na dni i porównaj go z kolejnym miesiącem. Dane do tych wyliczeń najłatwiej zebrać przy regularnej inwentaryzacji.

Potem zejdź poziom niżej. Nie szukaj od razu „idealnej rotacji dla restauracji". Znajdź trzy kategorie, które najbardziej odstają od Twojego modelu zakupów, i sprawdź, dlaczego.

To właśnie tam najczęściej znajduje się zamrożona gotówka albo przyszła strata.

Rotacja zapasów zaczyna się od dobrych danych

Nie da się sensownie zarządzać rotacją, jeśli nie wiesz, ile masz na stanie, kiedy produkt został przyjęty i jak szybko schodzi.

Dlatego sama analiza wskaźnika jest dopiero początkiem. Jeżeli stany magazynowe są prowadzone ręcznie w kilku arkuszach, każda pomyłka przy przyjęciu, wydaniu albo inwentaryzacji może później zniekształcić wynik.

W Stockuj możesz trzymać produkty, stany i terminy w jednym miejscu. Dzięki temu łatwiej zobaczyć, co masz na magazynie, co schodzi szybko, a co zalega i wymaga reakcji.