Grafik pracy w restauracji: jak układać, żeby nie przepłacać i nie brakować ludzi

Grafik w wielu restauracjach powstaje w ostatniej chwili, często wieczorem przed rozpoczęciem nowego tygodnia. Kto może przyjść? Kto ma wolne? Kto ostatnio pracował w weekend? Kto może zostać dłużej?

Efekt jest zwykle jeden z dwóch.

Albo we wtorkowe popołudnie na sali stoi trzech pracowników i czeka na gości, albo w piątkowy wieczór dwie osoby próbują obsłużyć cały lokal, a zamówienia zaczynają się piętrzyć.

Obie sytuacje kosztują.

Pierwsza oznacza płatne godziny, które nie są potrzebne przy takim poziomie sprzedaży. Druga oznacza wolniejszy serwis, błędy, przemęczenie zespołu i ryzyko utraty gości.

Dobry grafik nie polega więc na tym, żeby wszystkim przydzielić odpowiednią liczbę godzin. Powinien odpowiadać na znacznie ważniejsze pytanie:

ilu ludzi, na jakich stanowiskach i w jakich godzinach naprawdę potrzebuje restauracja?

Grafik zaczyna się od ruchu, nie od listy pracowników

Najczęstszy błąd to otworzenie grafiku i rozpoczęcie od wpisywania nazwisk.

„Ania może w poniedziałek, Bartek chce sobotę, Tomek nie może w środę”.

Dopiero później ktoś próbuje dopasować do tego potrzeby lokalu.

Lepiej odwrócić tę kolejność.

Najpierw sprawdź, kiedy restauracja faktycznie potrzebuje ludzi. Dopiero później dopasuj do tych potrzeb konkretne osoby.

Zacznij od danych sprzedażowych z kilku ostatnich tygodni. Najlepiej zobacz sprzedaż godzinową według dni tygodnia.

Nie chodzi o skomplikowaną analizę. Chcesz znaleźć powtarzalny wzorzec:

• kiedy zaczyna się lunch,
• kiedy pojawia się wieczorny szczyt,
• które godziny są spokojne,
• które dni są najmocniejsze,
• kiedy ruch zaczyna spadać.

Poniedziałek o 15:00 i sobota o 19:00 to prawdopodobnie dwie zupełnie różne potrzeby kadrowe.

Jeżeli grafik wygląda podobnie w obu przypadkach, prawdopodobnie płacisz za godziny, których nie potrzebujesz albo nie masz wystarczającej obsady wtedy, gdy naprawdę jest potrzebna.

Nie patrz tylko na liczbę gości

Sama sprzedaż nie mówi jeszcze dokładnie, ilu ludzi potrzebujesz.

Wyobraź sobie restaurację, która o 18:00 zaczyna mocny serwis. Na sali pojawia się dużo rezerwacji, ale kuchnia musi już wcześniej przygotować stanowiska, sosy, półprodukty i mise en place.

Jeżeli przytniesz grafik dokładnie do momentu, w którym pojawiają się goście, możesz zaoszczędzić godzinę na papierze, ale jednocześnie przenieść koszt w inne miejsce: przygotowanie zacznie się za późno, kuchnia będzie pracować pod presją, a zespół zostanie dłużej po zamknięciu.

Dlatego grafik powinien uwzględniać nie tylko sprzedaż, ale cały cykl pracy:

przygotowanie, serwis, zamknięcie.

To szczególnie ważne na kuchni. Sala może potrzebować dodatkowej osoby od 18:00, ale kucharz może być potrzebny już od 16:00.

Z kolei osoba odpowiedzialna za zamknięcie może zostać dłużej, nawet gdy ostatni gość wyszedł.

Dobrze ułożony grafik nie próbuje więc wyzerować kosztu w każdej spokojnej godzinie. Próbuje dopasować koszt pracy do rzeczywistego obciążenia.

Zbuduj prostą mapę obsady

Zamiast od razu wpisywać nazwiska, podziel dzień na bloki.

Przykładowo:

Godziny	Ruch	Kuchnia	Sala
11:00-13:00	niski	2	1
13:00-16:00	średni	3	2
16:00-18:00	rosnący	4	2
18:00-21:00	wysoki	5	4
21:00-22:30	spadający	3	2
22:30-23:30	zamknięcie	2	1

To oczywiście tylko przykład. Każdy lokal będzie miał inną strukturę.

Wartość takiej tabeli polega na czymś innym: najpierw określasz potrzebną obsadę, a dopiero potem budujesz z niej konkretne zmiany.

Dzięki temu łatwiej zauważyć, że nie potrzebujesz pięciu osób przez cały dzień tylko dlatego, że o 19:00 potrzebujesz pięciu osób.

Zmiany nie muszą zaczynać się i kończyć o tej samej godzinie

Kolejny częsty błąd to budowanie grafiku wyłącznie z identycznych zmian.

Na przykład:

10:00-22:00

dla wszystkich.

Problem w tym, że ruch restauracji rzadko wygląda jak prostokąt. Bardziej przypomina falę.

Dlatego lepiej wykorzystywać różne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, oczywiście w ramach zasad obowiązujących dla danego sposobu zatrudnienia.

Jedna osoba może wejść wcześniej, żeby przygotować kuchnię.

Druga może rozpocząć pracę tuż przed lunchem.

Kolejne osoby mogą wejść przed wieczornym szczytem.

Część zespołu może skończyć po największym ruchu, podczas gdy osoby odpowiedzialne za zamknięcie zostają dłużej.

Takie nakładanie się zmian pozwala zwiększyć obsadę wtedy, kiedy jest naprawdę potrzebna, bez utrzymywania maksymalnej liczby pracowników przez cały dzień.

Policz koszt jednej godziny obsady

Żeby grafik był narzędziem biznesowym, musisz wiedzieć, ile kosztuje Cię dodatkowa godzina pracy.

Nie chodzi wyłącznie o stawkę, którą widzi pracownik. Do rzeczywistego kosztu pracy mogą dochodzić między innymi składki finansowane przez pracodawcę, premie, dodatki, nadgodziny czy inne koszty związane z zatrudnieniem.

Załóżmy dla uproszczenia, że pełny koszt jednej godziny pracy danej osoby wynosi 35 zł.

Jeżeli masz jedną dodatkową osobę przez 4 godziny:

4 razy 35 zł = 140 zł

Jeżeli takich godzin jest 20 w tygodniu:

20 razy 35 zł = 700 zł

W skali czterech tygodni robi się z tego około:

2 800 zł

I właśnie dlatego pozornie niewielkie przesunięcia w grafiku mają znaczenie.

Nie musisz od razu redukować całej zmiany. Czasami wystarczy przesunąć godzinę rozpoczęcia trzech osób albo skrócić kilka spokojnych końcówek zmian.

Patrz na koszt obsady razem ze sprzedażą

Sam koszt pracy nie mówi jeszcze, czy grafik jest dobry.

Jeżeli w piątek wieczorem płacisz za 1 000 zł pracy, ale dzięki tej obsadzie generujesz 10 000 zł sprzedaży, sytuacja wygląda zupełnie inaczej niż wtedy, gdy podobny koszt pracy występuje w spokojne wtorkowe popołudnie przy sprzedaży 2 000 zł.

Dlatego warto porównywać koszt obsady z tym, jaki ruch ta obsada obsługuje.

Jednym z prostych wskaźników pomocniczych jest sprzedaż na roboczogodzinę:

sprzedaż na roboczogodzinę = sprzedaż podzielona przez liczbę przepracowanych godzin

Nie traktuj tej liczby jako uniwersalnego benchmarku dla każdej restauracji. Na początku znacznie ważniejsze jest porównywanie lokalu do samego siebie.

Jeżeli poniedziałkowe popołudnia regularnie mają bardzo niską sprzedaż na roboczogodzinę, a piątkowe wieczory bardzo wysoką, masz konkretny sygnał, gdzie warto przyjrzeć się grafikom.

To, od czego zależy ogólna opłacalność lokalu, rozkładamy na czynniki w poradniku o rentowności restauracji.

Nie tnij ludzi tylko dlatego, że labor cost wzrósł

To ważne rozróżnienie.

Labor cost pokazuje udział kosztu pracy w sprzedaży. Jeżeli sprzedaż spada, wskaźnik może wzrosnąć nawet wtedy, gdy zespół i jego koszt pozostają dokładnie takie same.

Przykład:

Koszt pracy: 30 000 zł.

Przy sprzedaży 100 000 zł:

30 000 podzielone przez 100 000 razy 100 = 30%

Jeżeli sprzedaż spadnie do 80 000 zł:

30 000 podzielone przez 80 000 razy 100 = 37,5%

Nie zatrudniłaś nikogo dodatkowego. Nie zwiększyłaś kosztu zespołu. Po prostu masz mniejszą sprzedaż.

Dlatego przy wysokim labor cost nie zaczynaj automatycznie od pytania:

„Kogo możemy zdjąć z grafiku?”

Najpierw zapytaj:

„Dlaczego ten koszt jest wysoki w stosunku do sprzedaży?”

Może problemem być za duża obsada. Ale równie dobrze może nim być słaby dzień sprzedażowy, za dużo nadgodzin, nieefektywna organizacja pracy albo zbyt dużo czynności administracyjnych wykonywanych ręcznie.

Jak policzyć sam wskaźnik i ile powinien wynosić, opisaliśmy w poradniku o labor cost w restauracji.

Najdroższy grafik to nie zawsze ten z największą liczbą ludzi

Za mała obsada również kosztuje.

Wyobraź sobie piątkowy wieczór, kiedy brakuje jednej osoby na sali. Kelnerzy obsługują więcej stolików, zamówienia czekają, kuchnia dostaje serię opóźnionych zamówień, a goście zaczynają narzekać.

Na papierze zaoszczędziłaś kilka godzin pracy.

W praktyce możesz stracić:

• część sprzedaży,
• dodatki i napoje, które goście zamawiają przy sprawnej obsłudze,
• dobre opinie,
• możliwość obsłużenia kolejnych stolików,
• energię zespołu,
• pracowników, którzy regularnie pracują pod przeciążeniem.

Dlatego celem nie jest najmniejsza możliwa liczba pracowników.

Celem jest najmniejsza obsada, która nadal pozwala sprawnie obsłużyć przewidywany ruch.

To duża różnica.

Zostaw bufor na nieprzewidywalność

Żaden grafik nie przewidzi wszystkiego.

Choroba, nagła rezerwacja, większy ruch niż zwykle, opóźniona dostawa albo wydarzenie w okolicy mogą całkowicie zmienić dzień.

Dlatego warto mieć plan awaryjny.

Nie musi oznaczać dodatkowej osoby stojącej codziennie przez kilka godzin „na wszelki wypadek”. Może oznaczać:

• listę osób, które mogą czasami wskoczyć na zmianę,
• możliwość wydłużenia konkretnej zmiany,
• jasno określoną osobę kontaktową,
• zasady reagowania na nagły wzrost ruchu,
• wcześniejsze sprawdzanie rezerwacji i wydarzeń.

Najgorszym rozwiązaniem jest wliczenie każdego możliwego problemu w podstawową obsadę.

Wtedy wyjątek staje się codziennym kosztem.

Grafik musi uwzględniać stanowiska

Nie wystarczy policzyć, że „potrzebujemy sześciu osób”.

Sześciu kucharzy i zero osób na sali nie rozwiąże problemu. Tak samo czterech kelnerów nie pomoże, jeżeli kuchnia nie jest w stanie wydać zamówień.

Dlatego zapotrzebowanie warto analizować osobno dla poszczególnych obszarów:

• kuchnia,
• sala,
• bar,
• zmywak,
• przygotowanie,
• zamknięcie,
• manager lub osoba odpowiedzialna za zmianę.

Potrzeby tych stanowisk nie muszą rosnąć w tym samym momencie.

Bar może potrzebować wsparcia dopiero wieczorem. Kuchnia może potrzebować dodatkowej osoby wcześniej ze względu na przygotowanie. Zmywak może być krytyczny tylko podczas szczytu.

Dopiero takie rozłożenie pokazuje, gdzie naprawdę brakuje ludzi.

Grafik to również narzędzie do zatrzymywania zespołu

Optymalizacja kosztów nie może oznaczać całkowitego ignorowania ludzi.

Grafik publikowany w ostatniej chwili, ciągłe zmiany, odwoływanie wolnego i regularne proszenie o zostawanie po godzinach szybko powodują zmęczenie i frustrację.

Przewidywalność ma wartość.

Warto ustalić jasne zasady:

• kiedy publikowany jest grafik,
• do kiedy pracownicy zgłaszają dyspozycyjność,
• jak zgłaszane są zamiany,
• kto podejmuje decyzję przy brakach kadrowych,
• kiedy można zmienić zaplanowaną zmianę,
• jak wygląda sytuacja awaryjna.

Im mniej decyzji podejmowanych jest chaotycznie dzień po dniu, tym mniej napięcia w zespole.

To ma znaczenie również finansowe. Rotacja pracowników oznacza rekrutację, wdrożenie i okres niższej produktywności nowej osoby. Więcej o tym, ile może kosztować odejście pracownika i jakie są najczęstsze przyczyny rotacji, znajdziesz w osobnym poradniku o rotacji pracowników w gastronomii.

Najczęstsze błędy przy układaniu grafiku

Kilka błędów pojawia się wyjątkowo często.

Równa obsada przez cały dzień. Restauracja ma różny ruch, ale liczba pracowników pozostaje taka sama.

Układanie grafiku pod dostępność zamiast pod potrzeby lokalu. Najpierw wpisujesz ludzi, a dopiero potem zastanawiasz się, czy jest ich wystarczająco dużo.

Brak rozróżnienia stanowisk. Liczysz sześć osób zamiast sprawdzić, czy potrzebujesz trzech na kuchni, dwóch na sali i jednej osoby na barze.

Ignorowanie przygotowania i zamknięcia. Grafik jest dopasowany do godzin sprzedaży, ale nie uwzględnia pracy przed otwarciem i po zamknięciu.

Stałe trzymanie dodatkowej osoby „na wszelki wypadek”. Bufor awaryjny zamienia się w codzienny koszt.

Automatyczne cięcie grafiku przy wysokim labor cost. Nie sprawdzasz, czy problemem rzeczywiście jest liczba godzin pracy.

Regularne ratowanie grafiku nadgodzinami. Na papierze wszystko się zgadza, ale rzeczywisty koszt pracy rośnie.

Brak analizy po fakcie. Grafik jest układany, ale nikt później nie sprawdza, czy założona obsada odpowiadała rzeczywistemu ruchowi.

Jak ułożyć lepszy grafik krok po kroku

Nie musisz od razu kupować systemu do planowania pracy.

Zacznij od prostego procesu.

1. Zbierz sprzedaż z kilku ostatnich tygodni.

Sprawdź ją według dnia i godziny. Szukaj powtarzalnych wzorców, a nie pojedynczych wyjątków.

2. Rozpisz minimalną potrzebną obsadę.

Określ osobno potrzeby kuchni, sali, baru i innych stanowisk.

3. Zaznacz godziny przygotowania i zamknięcia.

Nie planuj ludzi wyłącznie pod godziny, w których siedzą goście.

4. Zidentyfikuj szczyty.

Określ, kiedy potrzebujesz pełnej obsady i kiedy możesz ją zmniejszyć.

5. Dopiero teraz wpisz konkretne osoby.

Dopasuj dostępność zespołu do wcześniej określonych potrzeb.

6. Policz koszt planowanej obsady.

Zobacz, ile godzin pracy generuje grafik i jaki jest ich pełny koszt.

7. Po tygodniu porównaj plan z rzeczywistością.

Sprawdź, czy rzeczywiście było tyle ruchu, ile zakładałaś. Jeżeli nie, popraw kolejne grafiki.

To właśnie ostatni krok odróżnia grafik oparty na danych od grafiku opartego na przyzwyczajeniu.

Grafik powinien się uczyć razem z restauracją

Nie istnieje jeden idealny grafik, który ustawisz raz i będzie działał przez cały rok.

Zmienia się sezon. Zmienia się karta. Zmieniają się godziny otwarcia. Pojawiają się ogródki, wydarzenia, święta i okresy urlopowe. Zespół również się zmienia.

Dlatego grafik powinien być regularnie korygowany na podstawie tego, co faktycznie wydarzyło się w poprzednich tygodniach.

Jeżeli przez trzy kolejne wtorki między 14:00 a 16:00 masz podobny niski ruch, a grafik za każdym razem zakłada pełną obsadę, masz dane do zmiany.

Jeżeli przez kilka piątków z rzędu między 18:00 a 20:00 zespół nie wyrabia, również masz dane do zmiany.

Nie chodzi o to, żeby przewidzieć przyszłość co do jednej osoby. Chodzi o to, żeby kolejne grafiki były lepsze od poprzednich.

Od grafiku układanego na kolanie do grafiku, który ma sens

Dobry grafik nie jest tym, w którym wszyscy mają tyle godzin, ile chcieli.

Nie jest też tym, w którym koszt pracy jest najniższy z możliwych.

Dobry grafik to taki, w którym obsada rośnie razem z obciążeniem restauracji, maleje wtedy, gdy ruch spada, uwzględnia przygotowanie i zamknięcie, a jednocześnie zostawia rozsądny margines na sytuacje awaryjne.

Najważniejsza zmiana polega na kolejności myślenia:

najpierw ruch, potem potrzebna obsada, potem konkretne zmiany, na końcu koszt.

Dzięki temu nie próbujesz dopasować restauracji do grafiku. Dopasowujesz grafik do restauracji.