KSeF od 2027: koniec faktur z kasy i paragonu z NIP. Co zmienia się w restauracji

Od 1 stycznia 2027 roku restauracje nie będą już mogły korzystać z dwóch dotychczasowych uproszczeń przy sprzedaży dla firm: wystawiania faktur bezpośrednio z kasy rejestrującej oraz traktowania paragonu z NIP do 450 zł jako faktury uproszczonej.

Kasa fiskalna nadal będzie potrzebna do rejestrowania sprzedaży, ale faktura dla klienta firmowego będzie musiała być wystawiona zgodnie z zasadami KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli dana transakcja podlega obowiązkowi wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Dla restauracji obsługujących catering firmowy, eventy, konferencje, zamówienia B2B czy regularne lunche dla przedsiębiorstw oznacza to zmianę codziennej procedury przy kasie.

Co dokładnie zmieni się od 1 stycznia 2027 roku?

Najważniejsze są dwie zmiany.

Po pierwsze, kończy się możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących. Do końca 2026 roku przepisy przejściowe pozwalają jeszcze wystawiać faktury z kas oraz korzystać z paragonów fiskalnych uznawanych za faktury. Od 1 stycznia 2027 roku ten wyjątek przestaje obowiązywać.

Po drugie, paragon fiskalny z NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto, który obecnie jest fakturą uproszczoną, przestanie pełnić taką funkcję.

Sam paragon z NIP nadal będzie można wystawić, ale nie będzie już fakturą uproszczoną. Jeżeli klient firmowy będzie potrzebował faktury do takiej sprzedaży, trzeba będzie wystawić fakturę zgodnie z zasadami KSeF. Ministerstwo Finansów potwierdza, że od 1 stycznia 2027 roku paragony z NIP nadal będą mogły być wystawiane, ale nie będą uznawane za faktury uproszczone.

To istotna różnica, bo restauracja nie traci możliwości wydrukowania paragonu. Traci natomiast możliwość traktowania niewielkiego paragonu z NIP jako końcowego dokumentu fakturowego dla firmy.

Kasa fiskalna zostaje. KSeF jej nie zastępuje

To jeden z najważniejszych elementów całej zmiany.

Kasa fiskalna i KSeF pełnią różne funkcje.

Kasa rejestrująca nadal służy do ewidencjonowania sprzedaży, przede wszystkim sprzedaży detalicznej dla konsumentów.

KSeF służy natomiast do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.

Dlatego restauracja nie powinna traktować wdrożenia KSeF jako rezygnacji z kasy fiskalnej.

Przy typowej sprzedaży dla klienta prywatnego kasa nadal pozostaje podstawowym narzędziem rejestrowania transakcji. Faktury dla konsumentów nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF.

Problem pojawia się wtedy, gdy klient kupuje jako firma i potrzebuje faktury.

Restauracja i klient firmowy: co zmieni się przy kasie?

Wyobraźmy sobie restaurację, która obsługuje lunch dla firmy za 280 zł.

Dzisiaj klient może podać NIP przed zakończeniem sprzedaży, a przy spełnieniu warunków otrzymać paragon z NIP, który do 450 zł brutto jest fakturą uproszczoną.

Od 1 stycznia 2027 roku taki dokument nie będzie już fakturą.

Jeżeli klient chce fakturę, restauracja będzie musiała wystawić ją w KSeF.

Dla pracownika oznacza to zmianę procedury. Zamiast „Podaj NIP, wydrukuję paragon z NIP." procedura będzie wyglądać bardziej jak „Podaj dane do faktury, a faktura zostanie wystawiona w KSeF.".

Właśnie ten moment obsługi warto przećwiczyć przed końcem 2026 roku.

Kogo w gastronomii zmiana dotknie najbardziej?

Nie każda restauracja odczuje ją w takim samym stopniu.

Największe znaczenie będzie miała dla lokali, które regularnie obsługują klientów biznesowych.

Dotyczy to przede wszystkim:

• cateringu dla firm,
• cateringu konferencyjnego,
• obsługi eventów,
• restauracji obsługujących spotkania biznesowe,
• lunchów zamawianych przez firmy,
• zamówień grupowych na fakturę,
• sprzedaży dla innych przedsiębiorców.

Jeżeli restauracja obsługuje przede wszystkim klientów prywatnych, zmiana będzie mniej widoczna w codziennej pracy.

Nie oznacza to jednak, że można ją całkowicie zignorować. Wystarczy jedna firma, która po lunchu poprosi o fakturę, żeby pracownik musiał wiedzieć, jak prawidłowo obsłużyć taką sytuację.

Co trzeba przygotować przed końcem 2026 roku?

Najważniejsza jest zmiana procedury wystawiania dokumentów.

1. Sprawdź, jak dziś wystawiasz faktury

Jeżeli faktury dla firm są wystawiane bezpośrednio z kasy, od 2027 roku trzeba będzie zmienić ten sposób działania.

Sprawdź również, czy personel korzysta z paragonów z NIP do 450 zł jako faktur uproszczonych.

2. Sprawdź system sprzedażowy

Jeżeli restauracja korzysta z programu POS, systemu sprzedażowego lub programu księgowego, trzeba ustalić, w jaki sposób będzie on współpracował z KSeF.

Nie zawsze oznacza to konieczność wymiany całego systemu. Możliwe jest wykorzystanie integracji z KSeF albo osobnego narzędzia do wystawiania faktur.

Ministerstwo Finansów udostępnia również bezpłatne narzędzia do obsługi KSeF, więc samo wystawianie faktur nie musi oznaczać zakupu dodatkowego programu.

3. Ustal procedurę dla pracownika przy kasie

Pracownik powinien wiedzieć:

• kiedy klient jest traktowany jako konsument,
• kiedy potrzebna jest faktura dla firmy,
• jakie dane należy zebrać,
• jak przekazać dane do systemu wystawiającego fakturę,
• co zrobić, gdy klient prosi o fakturę po zakończeniu sprzedaży.

To szczególnie ważne w restauracjach, w których właściciel nie jest obecny przy każdej transakcji.

4. Przetestuj proces przed styczniem

Najgorszy moment na pierwsze testy to 2 stycznia podczas lunchu.

Warto wcześniej przeprowadzić kilka przykładowych transakcji i sprawdzić cały proces od sprzedaży na kasie do wystawienia faktury w KSeF.

Jest jeszcze jedna zmiana: numer KSeF przy płatności

Od 2027 roku znaczenie będzie miał również numer KSeF faktury przy płatnościach między podatnikami.

Obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach został odroczony do końca 2026 roku. Oznacza to, że od 1 stycznia 2027 roku restauracje i ich kontrahenci będą musieli uwzględniać ten element przy płatnościach za faktury objęte tym obowiązkiem.

Dla restauracji obsługujących firmy warto więc sprawdzić również, jak informacja o numerze KSeF będzie trafiała do księgowości i na dokumenty przekazywane klientowi.

Co z karami za błędy?

Tutaj również warto rozróżnić dwie kwestie.

Obowiązek stosowania KSeF to jedno, a sankcje za błędy w jego stosowaniu to drugie.

Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy bez kar za błędy związane z fakturowaniem w KSeF do końca 2026 roku. Nie oznacza to jednak, że po 1 stycznia 2027 roku można zignorować nowe zasady. Brak sankcji w okresie przejściowym nie znosi samego obowiązku prawidłowego wystawiania faktur.

Dlatego lepiej potraktować końcówkę 2026 roku jako czas na przetestowanie procesu, a nie jako okres, w którym można odłożyć temat.

KSeF zmienia nie tylko fakturę, ale całą obsługę B2B

Dla restauracji najważniejszy jest praktyczny wniosek.

KSeF nie zmienia sposobu, w jaki obsługujesz zwykłego gościa przy stoliku. Nie zastępuje kasy fiskalnej i nie oznacza, że każda sprzedaż restauracyjna musi przejść przez system e-faktur.

Zmienia natomiast sposób obsługi klienta firmowego.

Jeżeli do tej pory pracownik mógł po prostu wydrukować paragon z NIP albo fakturę z kasy, od 2027 roku potrzebny będzie proces oparty na KSeF.

Dlatego przed końcem roku warto przejść całą ścieżkę obsługi zamówienia firmowego:

• zamówienie firmowe,
• sprzedaż na kasie,
• zebranie danych nabywcy,
• wystawienie faktury w KSeF,
• przekazanie informacji klientowi,
• księgowość.

Im więcej sprzedaży B2B realizuje restauracja, tym większe znaczenie ma dobrze ustawiony proces.

KSeF nie jest więc dla gastronomii wyłącznie zmianą techniczną. To również zmiana organizacyjna, którą warto uwzględnić w procedurach obsługi klienta.

Jeżeli chcesz uporządkować również drugą stronę działalności restauracji, czyli zamówienia, koszty i stany magazynowe, sprawdź STOCKUJ.