Próg rentowności restauracji: ile musisz sprzedać, żeby wyjść na zero

Pełna sala nie zawsze oznacza zysk. Duży utarg też nie.

Restauracja może sprzedać w sobotę za 8 000 zł i zarobić mniej niż w spokojniejszy dzień z obrotem 5 000 zł, jeśli po drodze zjadają ją koszt towaru, dodatkowa obsada, prowizje, rabaty i inne wydatki związane ze sprzedażą.

Dlatego jedna z najważniejszych liczb w prowadzeniu lokalu brzmi: ile muszę sprzedać, zanim zacznę zarabiać?

Odpowiada na to próg rentowności. To punkt, w którym przychód dokładnie pokrywa wszystkie koszty restauracji. Nie masz jeszcze zysku, ale nie dokładasz już do działalności. Każda sprzedaż poniżej tego poziomu oznacza stratę. Dopiero sprzedaż powyżej progu zaczyna budować wynik.

Znajomość progu rentowności zmienia sposób patrzenia na lokal. Zamiast „dzisiaj chyba było całkiem nieźle” masz „nasz dzienny próg to 2 400 zł, a dzisiaj zrobiliśmy 3 700 zł”.

Poniżej pokazujemy, jak policzyć próg rentowności restauracji krok po kroku, jak przełożyć go na dzienny utarg i liczbę gości oraz co zrobić, żeby lokal zaczynał zarabiać wcześniej.

Co to jest próg rentowności restauracji

Próg rentowności, nazywany również break-even point lub BEP, to poziom sprzedaży, przy którym przychody równają się wszystkim kosztom, a więc zysk wynosi zero.

Załóżmy, że miesięczny próg rentowności Twojej restauracji wynosi 70 000 zł. Jeżeli sprzedasz za:

• 60 000 zł, lokal jest pod kreską,
• 70 000 zł, wychodzisz mniej więcej na zero,
• 90 000 zł, sprzedaż powyżej 70 000 zł zaczyna generować wynik.

Oczywiście nie oznacza to, że całe dodatkowe 20 000 zł staje się zyskiem. Wraz ze sprzedażą nadal ponosisz koszty zmienne, na przykład koszt produktów.

Dlatego próg rentowności nie jest po prostu sumą wszystkich rachunków. Żeby policzyć go poprawnie, trzeba najpierw zrozumieć różnicę między kosztami stałymi a zmiennymi.

Koszty stałe i zmienne: fundament całego rachunku

Koszty restauracji można na potrzeby tego obliczenia podzielić na dwie podstawowe grupy.

Koszty stałe

To wydatki, które ponosisz niezależnie od tego, czy tego dnia przyjdzie 20 czy 200 gości. Mogą obejmować między innymi:

• czynsz,
• księgowość,
• abonamenty i oprogramowanie,
• raty leasingów,
• ubezpieczenia,
• podstawową część kosztów mediów,
• wynagrodzenia stałej obsady,
• inne regularne koszty administracyjne.

Nie wszystkie są dosłownie identyczne co do złotówki każdego miesiąca. Chodzi o wydatki, które w krótkim okresie nie zmieniają się bezpośrednio wraz z każdą kolejną sprzedaną porcją.

Koszty zmienne

Rosną razem ze sprzedażą. Najbardziej oczywistym przykładem jest koszt produktów. Jeżeli sprzedasz 10 burgerów, zużyjesz składniki na 10 burgerów. Jeżeli sprzedasz 200, potrzebujesz produktów na 200.

Do kosztów zmiennych, zależnie od modelu lokalu, mogą dochodzić również:

• opakowania na wynos,
• prowizje platform dostawczych,
• część opłat transakcyjnych,
• dodatkowe godziny pracowników uruchamiane przy większym ruchu,
• niektóre koszty produkcyjne zależne bezpośrednio od sprzedaży.

W praktyce część kosztów jest mieszana. Przykładowo podstawowa obsada kuchni może być kosztem stałym, ale dodatkowa osoba dokładana wyłącznie na weekendowy szczyt zachowuje się bardziej jak koszt zmienny.

Nie musisz budować modelu finansowego na dwudziestu arkuszach. Najważniejsze, żeby podział był logiczny i stosowany konsekwentnie.

Marża na pokrycie: najważniejsza liczba w obliczeniu

Samo to, że sprzedajesz danie za 50 zł, nie oznacza, że całe 50 zł może pokryć czynsz, pensje i pozostałe koszty. Najpierw musisz zapłacić za to, co było potrzebne do wygenerowania tej sprzedaży.

Załóżmy, że cena dania to 50 zł, a koszty zmienne 17 zł. Po ich odjęciu zostaje 50 zł minus 17 zł, czyli 33 zł. To właśnie marża na pokrycie.

Te 33 zł może zostać przeznaczone na pokrywanie kosztów stałych restauracji. Dopiero po pokryciu wszystkich kosztów stałych kolejne wygenerowane marże zaczynają tworzyć zysk.

Marża na pokrycie to nie to samo co narzut

To częste źródło pomyłek. W kontekście progu rentowności interesuje Cię przede wszystkim to, ile z każdej złotówki sprzedaży zostaje po kosztach zmiennych.

Jeżeli miesięczna sprzedaż wynosi 100 000 zł, a koszty zmienne 35 000 zł, to 100 000 minus 35 000 daje 65 000 zł. Marża na pokrycie wynosi 65 000 zł. Procentowo: 65 000 podzielone przez 100 000 razy 100 daje 65%.

Oznacza to, że z każdej złotówki sprzedaży około 65 groszy zostaje na pokrycie kosztów stałych, a później zysku.

Jak policzyć próg rentowności restauracji w złotówkach

Najbardziej praktyczny wzór wygląda tak: próg rentowności równa się koszty stałe podzielone przez wskaźnik marży na pokrycie.

Załóżmy, że restauracja ma 40 000 zł kosztów stałych miesięcznie, 35% kosztów zmiennych, a więc 65% marży na pokrycie. Liczymy: 40 000 podzielone przez 0,65 daje 61 538 zł.

Miesięczny próg rentowności wynosi około 61 500 zł sprzedaży. Dopiero po przekroczeniu tego poziomu lokal zaczyna generować zysk.

To znacznie bardziej użyteczna informacja niż samo „mamy 40 000 zł stałych kosztów”. Bo 40 000 zł nie jest kwotą, którą wystarczy sprzedać. Z każdych 100 zł sprzedaży część od razu pochłania produkt i inne koszty zmienne.

Dlaczego nie możesz po prostu dodać wszystkich kosztów

Załóżmy: koszty stałe 40 000 zł, średni food cost i inne koszty zmienne 35%. Błędem byłoby stwierdzenie „muszę zrobić 40 000 zł obrotu, żeby wyjść na zero”.

Przy 40 000 zł sprzedaży i 35% kosztów zmiennych około 14 000 zł zostanie pochłonięte przez koszty związane ze sprzedażą. Na pokrycie kosztów stałych zostaje tylko 26 000 zł. Brakuje więc jeszcze 14 000 zł. I właśnie dlatego prawidłowe obliczenie wykorzystuje marżę na pokrycie.

Jak policzyć próg rentowności w liczbie dań

Jeżeli sprzedajesz produkt o względnie stałej marży, próg można policzyć również w sztukach. Wzór: próg rentowności w sztukach równa się koszty stałe podzielone przez marżę na pokrycie jednej sztuki.

Załóżmy: cena dania 40 zł, koszt zmienny 14 zł, marża na pokrycie 26 zł, koszty stałe 40 000 zł. Obliczenie: 40 000 podzielone przez 26 daje 1 538,46. Potrzebujesz więc około 1 539 sprzedanych dań miesięcznie, żeby pokryć koszty stałe.

Problem w tym, że restauracja rzadko sprzedaje jeden produkt. Masz kawę z wysoką marżą, stek z wysokim kosztem produktu, deser, pizzę, napoje, zestawy, dodatki i kilkadziesiąt innych pozycji. Dlatego w realnym lokalu wygodniej liczyć próg w złotówkach sprzedaży, a następnie przekładać go na liczbę gości.

Najpierw policz, ile naprawdę zarabiają Twoje dania

Próg rentowności jest tak dobry, jak dane, które do niego wprowadzisz. Jeżeli zakładasz food cost na poziomie 30%, podczas gdy realnie wynosi 38%, obliczony próg będzie za niski. Będziesz myśleć, że lokal już zarabia, podczas gdy w rzeczywistości nadal pokrywa koszty.

Dlatego zacznij od sprawdzenia kosztu najważniejszych pozycji z karty. W darmowym Kalkulatorze Food Cost STOCKUJ możesz wpisać cenę sprzedaży i składniki dania, a narzędzie policzy koszt porcji, food cost oraz marżę.

Policz food cost swoich dań za darmo →

Jeżeli chcesz przeanalizować szerzej koszt towaru i pracy, skorzystaj również z Kalkulatora Prime Cost. Wszystkie bezpłatne kalkulatory dla gastronomii znajdziesz tutaj: Darmowe narzędzia STOCKUJ.

Od miesięcznego progu do dziennego celu sprzedaży

Miesięczne 61 500 zł jest przydatne w analizie finansowej, ale managerowi na zmianie niewiele mówi. Dlatego przełóż próg na dzień.

Jeżeli lokal działa 26 dni w miesiącu: 61 538 podzielone przez 26 daje 2 367 zł. Dzienny próg rentowności wynosi około 2 370 zł sprzedaży. Teraz wynik dnia ma zupełnie inny kontekst. Jeżeli kasa pokazuje 1 800 zł, jesteś poniżej progu. 2 400 zł, mniej więcej pokryłeś koszty. 4 500 zł, dzień wypracował sprzedaż wyraźnie ponad próg.

To znacznie bardziej konkretne niż ocenianie wyniku na podstawie tego, czy „było dużo ludzi”.

Ile gości potrzebujesz, żeby wyjść na zero

Próg można pójść jeszcze krok dalej i przeliczyć go na kuwerty. Potrzebujesz do tego średniego rachunku na gościa.

Załóżmy: dzienny próg rentowności 2 370 zł, średni rachunek 60 zł. Liczymy: 2 370 podzielone przez 60 daje 39,5. Potrzebujesz więc około 40 gości dziennie, żeby osiągnąć próg rentowności.

To już liczba, z którą można pracować operacyjnie. Zamiast „musimy zwiększyć sprzedaż” masz „potrzebujemy średnio 40 gości dziennie przy rachunku 60 zł”. I od razu widzisz dwie dźwignie. Możesz zwiększyć liczbę gości albo zwiększyć średni rachunek.

Nie każdy dzień musi mieć ten sam próg

Proste podzielenie miesięcznego progu przez liczbę dni jest dobrym punktem startowym, ale rzeczywistość restauracji jest nierówna. Wtorek nie musi dowozić tego samego co sobota.

Jeżeli wiesz, że poniedziałki i wtorki są spokojne, piątki mocne, a soboty robią największy obrót, możesz rozłożyć miesięczny cel proporcjonalnie. Nie chodzi o to, żeby każdy dzień był identyczny. Chodzi o to, żeby suma dni pokryła miesięczny próg, a później zostawiła oczekiwany zysk.

Słabszy poniedziałek nie musi być problemem, jeśli jest częścią świadomego modelu i weekend z nawiązką pokrywa różnicę. Problem zaczyna się wtedy, gdy pięć dni w tygodniu jest pod kreską, a właściciel liczy, że sobota uratuje cały miesiąc.

Próg rentowności to nie cel sprzedaży

Wyjście na zero nie jest sukcesem biznesowym. To dopiero moment, w którym przestajesz tracić. Jeżeli próg wynosi 61 500 zł i ustawisz 62 000 zł jako miesięczny cel, budujesz biznes, którego ambicją jest zapłacenie rachunków.

Dlatego po policzeniu BEP warto ustalić drugi poziom: próg rentowności plus oczekiwany zysk. Załóżmy, że chcesz, żeby lokal wygenerował 15 000 zł nadwyżki. Przy 65% marży na pokrycie nie wystarczy zwiększyć sprzedaży o dokładnie 15 000 zł, bo część dodatkowego obrotu nadal pochłoną koszty zmienne. Dlatego warto rozdzielić:

• minimum, ile muszę sprzedać, żeby nie stracić,
• cel, ile muszę sprzedać, żeby osiągnąć zaplanowany wynik.

To dwie różne liczby.

Co podnosi próg rentowności restauracji

Próg rentowności rośnie, gdy:

• rosną koszty stałe,
• rośnie koszt produktów,
• spada marża na daniach,
• zwiększają się prowizje od sprzedaży,
• rosną straty magazynowe,
• porcje wychodzą większe niż zakłada receptura,
• kupujesz drożej niż zakłada kalkulacja,
• zbyt duża część sprzedaży przesuwa się w stronę pozycji o niskiej marży.

Dlatego restauracja może przez kilka miesięcy robić podobny obrót, a mimo to stopniowo stawać się mniej rentowna. Sprzedaż stoi w miejscu, ale próg rentowności idzie w górę. I z miesiąca na miesiąc zostaje mniej.

Co obniża próg rentowności

Są dwie podstawowe drogi.

1. Obniżenie kosztów stałych

Każda złotówka mniej w kosztach stałych zmniejsza kwotę, którą musisz pokryć sprzedażą. Może to oznaczać:

• renegocjację części umów,
• usunięcie nieużywanych abonamentów,
• lepsze dopasowanie stałej obsady,
• ograniczenie kosztów administracyjnych,
• zmianę sposobu organizacji niektórych procesów.

Nie chodzi jednak o cięcie wszystkiego. Najtańszy lokal nie jest automatycznie najbardziej rentowny. Jeżeli oszczędność obniża jakość produktu albo obsługi i powoduje spadek sprzedaży, może podnieść problem po drugiej stronie równania.

2. Zwiększenie marży na pokrycie

Druga możliwość jest często ciekawsza. Jeżeli z każdej złotówki sprzedaży zostaje więcej, potrzebujesz mniejszego obrotu, żeby pokryć te same koszty stałe. Możesz to osiągnąć przez:

• zmianę ceny,
• poprawienie food costu,
• ustandaryzowanie porcji,
• negocjowanie cen zakupu,
• ograniczenie strat,
• zmianę składu dania,
• sprzedaż większej liczby produktów o dobrej marży,
• analizę opłacalności całego menu.

I tutaj nawet kilka punktów procentowych potrafi zrobić dużą różnicę.

Jak food cost zmienia Twój próg rentowności

Załóżmy ponownie koszty stałe 40 000 zł.

Wariant A

Koszty zmienne 40%, marża na pokrycie 60%. 40 000 podzielone przez 0,60 daje 66 667 zł. Potrzebujesz około 66 700 zł sprzedaży.

Wariant B

Koszty zmienne 35%, marża na pokrycie 65%. 40 000 podzielone przez 0,65 daje 61 538 zł. Potrzebujesz około 61 500 zł.

Wariant C

Koszty zmienne 30%, marża na pokrycie 70%. 40 000 podzielone przez 0,70 daje 57 143 zł. Potrzebujesz około 57 100 zł.

Te same koszty stałe. Ten sam lokal. A między wariantem A i C jest niemal 9 600 zł różnicy w miesięcznej sprzedaży potrzebnej tylko do wyjścia na zero.

Dlatego kontrola food costu i standaryzacja porcji wpływają nie tylko na opłacalność pojedynczego dania. Wpływają na próg rentowności całej restauracji.

Cena zakupu zmieniła się? Twój próg też

Problem z liczeniem progu raz na początku roku polega na tym, że liczby nie stoją w miejscu. Dostawca podnosi cenę mięsa. Olej drożeje. Porcja sera zaczyna kosztować 40 groszy więcej.

Przez kilka tygodni nic nie zmieniasz w karcie. Food cost rośnie. Marża na pokrycie spada. A próg rentowności przesuwa się wyżej.

Dlatego koszt produktów powinien być aktualizowany regularnie. W STOCKUJ receptury łączą koszt dania z cenami produktów, dzięki czemu łatwiej zauważyć, kiedy zmiana ceny zakupu zaczyna zjadać marżę. System pomaga również kontrolować stany, straty i zamówienia zamiast prowadzić każdy z tych procesów osobno.

Zacznij korzystać ze STOCKUJ →

Próg rentowności nadal jest liczbą zarządczą, którą kontrolujesz Ty. STOCKUJ pilnuje natomiast jednej z najważniejszych części równania, kosztu towaru i tego, co dzieje się z nim między dostawą a sprzedażą.

Prime cost a próg rentowności

Te dwa wskaźniki są ze sobą powiązane, ale nie oznaczają tego samego. Prime cost pokazuje łączny udział kosztu towaru i pracy w przychodzie. Próg rentowności pokazuje poziom sprzedaży, przy którym restauracja pokrywa wszystkie swoje koszty.

Prime cost pomaga odpowiedzieć: czy struktura naszych największych kosztów jest zdrowa? Próg rentowności odpowiada: ile musimy sprzedać, żeby przy tej strukturze przestać tracić?

Jeżeli prime cost jest bardzo wysoki, z każdej złotówki sprzedaży zostaje mniej na czynsz, administrację i pozostałe koszty. W efekcie lokal potrzebuje większej sprzedaży, żeby dojść do zera. Swój food cost i koszt pracy możesz zestawić bezpłatnie w Kalkulatorze Prime Cost STOCKUJ.

Uwaga: nie wrzucaj całej pracy automatycznie do jednej kategorii

Przy liczeniu progu rentowności ważna jest jedna rzecz, której proste kalkulacje często nie pokazują. Koszt pracy może być zarówno stały, jak i zmienny.

Jeżeli niezależnie od sprzedaży masz miesięcznie stały zespół, jego koszt zachowuje się jak koszt stały. Jeżeli natomiast na duży event zatrudniasz cztery dodatkowe osoby tylko dlatego, że pojawiło się konkretne zlecenie, ten koszt jest bezpośrednio związany ze sprzedażą.

Dlatego nie warto bezrefleksyjnie wrzucać całego labor costu do kosztów zmiennych albo całego do stałych. Zastanów się: czy poniósłbym ten koszt również wtedy, gdybym nic nie sprzedał? Jeżeli tak, prawdopodobnie jest bliżej kosztu stałego. Jeżeli pojawia się dopiero w wyniku dodatkowej sprzedaży, jest bliżej zmiennego.

Najczęstsze błędy przy liczeniu progu rentowności

Liczenie tylko czynszu i pensji

Koszty stałe to znacznie więcej niż dwa największe rachunki. Małe abonamenty, leasingi, administracja i inne comiesięczne wydatki razem potrafią stworzyć znaczącą kwotę.

Używanie starego food costu

Receptura policzona pół roku temu nie musi odpowiadać kosztom dzisiejszych dostaw. Jeżeli dane wejściowe są nieaktualne, próg również jest nieaktualny.

Mylenie marży z ceną sprzedaży

Danie za 50 zł nie daje 50 zł na pokrycie kosztów stałych. Najpierw schodzi koszt zmienny.

Dzielenie kosztów stałych przez liczbę dni

To pokaże koszt stały przypadający na dzień, ale nie dzienny próg sprzedaży. Musisz jeszcze uwzględnić marżę na pokrycie.

Liczenie wszystkich dni tak samo

Prosty średni próg dzienny jest dobrym początkiem, ale restauracja nie działa identycznie w poniedziałek i sobotę.

Traktowanie progu jako celu

Wyjście na zero oznacza dokładnie tyle: zero zysku. Cel sprzedażowy powinien być wyższy.

Ignorowanie zmian w miksie sprzedaży

Jeżeli goście zaczynają częściej zamawiać produkty o niższej marży, średnia marża lokalu może spaść nawet wtedy, gdy ceny i receptury się nie zmieniły.

Jak często liczyć próg rentowności

Nie ma sensu przeliczać całego modelu po każdym rachunku od dostawcy. Ale próg rentowności nie powinien być liczbą wyliczoną raz przy otwarciu restauracji i przyklejoną do Excela na trzy lata.

Warto wracać do niego szczególnie wtedy, gdy zmieniają się:

• ceny w menu,
• ceny zakupów,
• czynsz,
• wynagrodzenia,
• godziny otwarcia,
• model obsługi,
• prowizje kanałów sprzedaży,
• liczba pracowników,
• struktura sprzedaży.

Dobrym punktem odniesienia jest również regularne sprawdzanie go razem z miesięcznym wynikiem. Wtedy widzisz nie tylko, ile restauracja sprzedała, ale również jak daleko od progu znalazła się w danym miesiącu.

Od czego zacząć

Nie potrzebujesz skomplikowanego modelu finansowego. Na początek znajdź cztery liczby.

Po pierwsze, miesięczne koszty stałe. Spisz czynsz, stałe wynagrodzenia, księgowość, abonamenty, leasingi i pozostałe regularne koszty.

Po drugie, koszty zmienne. Zacznij przede wszystkim od realnego kosztu produktów, a następnie uwzględnij pozostałe koszty bezpośrednio związane ze sprzedażą.

Po trzecie, marżę na pokrycie. Policz: sprzedaż minus koszty zmienne, podzielone przez sprzedaż, razy 100.

Po czwarte, próg rentowności. Podziel koszty stałe przez wskaźnik marży na pokrycie. Potem przełóż wynik na dzień, dzieląc miesięczny próg przez liczbę dni otwarcia, a na końcu na gości, dzieląc dzienny próg przez średni rachunek.

I nagle „rentowność restauracji” przestaje być ogólnym pojęciem. Masz konkretną odpowiedź: ile złotych musisz sprzedać, ile średnio dziennie i ilu gości potrzebujesz, zanim lokal zacznie zarabiać.

Najpierw policz punkt zero. Potem sprawdź, co najbardziej go podnosi. Jeżeli problemem jest koszt towaru, zacznij od darmowych narzędzi STOCKUJ i policz food cost oraz prime cost.

A jeśli nie chcesz aktualizować receptur, stanów i zamówień ręcznie za każdym razem, gdy zmieniają się ceny u dostawców, STOCKUJ pomaga pilnować tej części działalności na bieżąco.