Jak wycenić catering albo imprezę, żeby na tym nie dopłacić

„Robimy urodziny na 50 osób, ile weźmiesz za jedzenie?" Dla restauracji z własną kuchnią to kuszące zlecenie: dużo porcji naraz, jeden odbiorca, jeden termin. Pokusa jest jednak taka, żeby wycenić to jak menu, czyli policzyć składniki, dołożyć zwykły narzut i podać kwotę. I tu zaczyna się problem, bo catering ma koszty, których zwykły talerz w sali nie ma. Wyceniony jak menu, jest wyceniony za nisko, a różnicę dokładasz z własnej kieszeni w swój wolny dzień.

Dobra wiadomość jest taka, że wycena cateringu to nadal ta sama matematyka co food cost, tylko z kilkoma dodatkowymi pozycjami. Trzeba je znać i nie zapomnieć o żadnej, bo to właśnie te pominięte pozycje zjadają zysk. Zlecenie cateringowe to inny tryb pracy niż serwis w sali, a wycena, która tego nie uwzględnia, potrafi zamienić duży, efektowny event w dzień pracy pod kreską. Po kolei.

Fundament: food cost jednej porcji

Zacznij od tego, co już umiesz policzyć: ile kosztują składniki jednej porcji każdego dania z oferty. To jest zwykły food cost i jest punktem wyjścia wyceny, ale tylko punktem wyjścia. Gdybyś na nim skończył, wyceniłbyś catering jak danie w sali, a to dwie różne sytuacje. Przy 50 porcjach sam koszt składników bywa najmniejszą z Twoich pozycji, a nie całością rachunku.

Czego menu nie ma, a catering ma

To są pozycje, które musisz doliczyć ponad koszt składników:

• Robocizna. Menu w sali gotuje się w rytmie serwisu, catering to skok: ktoś przygotowuje 50 porcji przez pół dnia, ktoś pakuje, ktoś wydaje albo obsługuje na miejscu. Te godziny to koszt, nawet jeśli płacisz „swoim".
• Transport i dojazd. Zapakowanie, przewóz w odpowiedniej temperaturze, paliwo, czas kierowcy, czasem drugi kurs po sprzęt. Im dalej i im bardziej wrażliwe jedzenie, tym większa pozycja.
• Sprzęt i wynajem. Podgrzewacze, termosy, naczynia, sztućce, czasem stoły czy namiot. Albo masz swoje i się zużywają, albo wynajmujesz, jedno i drugie kosztuje.
• Margines na niepewność ilości. Gość mówi „50 osób". Przyjdzie 60 i dokładasz w biegu, albo 40 i zostajesz z nadwyżką. Bez bufora i jasnej zasady rozliczenia ta niepewność jest zawsze na Twój koszt.
• Narzut zysku. Catering to zlecenie biznesowe, nie przysługa. Po pokryciu wszystkich kosztów musi zostać marża, bo inaczej pracujesz za darmo w dzień, w którym mógłbyś odpoczywać albo zarabiać w lokalu.

Rozmowa z liczbami

Weźmy event na 50 osób: przystawka, danie główne, deser. Powiedzmy, że food cost składników wychodzi 25 zł na osobę, czyli 1250 zł łącznie. Kwota 2500 zł wygląda więc na uczciwe podwojenie i dobry interes. Policzmy jednak resztę: przygotowanie i obsługa to około 14 godzin pracy, powiedzmy 700 zł; transport, paliwo i czas kierowcy kolejne 200 zł; wynajem podgrzewaczy i naczyń 300 zł. Realny koszt to już 1250 plus 1200, czyli 2450 zł, i to zanim doliczysz margines na niepewność i zysk. Te 2500 zł, które przy samym food cost wyglądały na podwojenie, w rzeczywistości ledwo wychodzą na zero.

Teraz domknij wycenę. Do kosztu 2450 zł dolicz bufor na niepewność ilości, powiedzmy 300 zł na wypadek, gdyby gości było więcej, niż zapowiadano. Masz 2750 zł realnego kosztu z buforem. Na to nakładasz narzut zysku, bo to jest zlecenie, nie przysługa: przy 30 do 40 procent wychodzi między 3575 a 3850 zł. Stąd bierze się uczciwa wycena tego eventu na poziomie 3500 do 4000 zł, i dopiero przy tej kwocie naprawdę zarabiasz, a nie tylko odzyskujesz koszty. Różnica między „na oko 2500" a policzonym „3500 do 4000" to Twój zysk, który przy wycenie jak z menu po prostu znika. Swój event policzysz od razu w kalkulatorze wyceny cateringu, który przelicza dokładnie ten sam łańcuch: food cost, koszty, bufor i zysk.

Cena za osobę czy za całość

Są dwa sposoby podania ceny i warto wiedzieć, kiedy który. Cena za osobę, na przykład 70 zł od głowy, jest czytelna dla klienta i łatwo ją przeliczyć, gdy liczba gości się zmienia. Sprawdza się przy typowych imprezach, gdzie menu jest jednolite dla wszystkich. Wycena ryczałtowa za całe zlecenie ma sens tam, gdzie duża część kosztu nie zależy od liczby gości: dojazd, wynajem sprzętu, obsługa. Przy małym evencie z długim dojazdem cena za osobę potrafi wyjść absurdalnie wysoka albo za niska, bo koszty stałe rozkładają się na niewielu ludzi. W praktyce często liczy się jedno i drugie: koszty stałe jako ryczałt, a jedzenie i obsługę per osoba, i dopiero z tego składa ofertę.

Menu, które znosi wyjazd

Osobno warto dobrać samo menu pod catering. Nie każde danie znosi transport i godzinę w podgrzewaczu: sosy się rozwarstwiają, panierki miękną, sałaty wiotczeją. Wybór potraw, które trzymają jakość poza kuchnią, to nie tylko kwestia smaku, ale i kosztu, bo danie, które trzeba w całości wykonać na miejscu, wymaga więcej sprzętu i rąk. Im prostsza logistyka, tym niższy realny koszt zlecenia i tym mniejsze ryzyko, że coś dojedzie w stanie, którego nie chcesz podać.

Zanim przyjmiesz zlecenie

Trzy ustalenia zdejmują z Ciebie największe ryzyko cateringu:

• Liczba gości na piśmie z terminem ostatecznego potwierdzenia, na przykład trzy dni przed, i zasadą, że rozliczasz wg potwierdzonej liczby, a nie niższej faktycznej.
• Zaliczka, która pokrywa przynajmniej zakup produktów, żebyś nie finansował cudzej imprezy z własnego obrotu.
• Minimum, poniżej którego w ogóle nie ruszasz się z kuchni, bo przy małych zleceniach koszty stałe zjadają cały sens.

Największym ryzykiem cateringu jest to, że koszty ponosisz z góry, a rozliczenie przychodzi na końcu. Te trzy zasady przesuwają część tego ryzyka tam, gdzie jest jego miejsce, czyli na zamawiającego.