Jak przyjąć dostawę w restauracji: kontrola ilości, jakości i cen (i kiedy reklamować)

Dostawa to jeden z niewielu momentów w ciągu dnia, w którym pieniądze fizycznie wchodzą do lokalu, a jednocześnie moment, który najłatwiej odklikać bez patrzenia. Kurier się spieszy, kuchnia rusza, ktoś podpisuje WZ jednym ruchem i wstawia kartony do chłodni. Problem w tym, że wszystko, czego nie sprawdzisz przy przyjęciu, staje się Twoim kosztem: brakująca sztuka, towar na granicy świeżości, cena wyższa niż ustalona.

Dobre przyjęcie dostawy to nie biurokracja, tylko trzy szybkie kontrole, które da się zrobić w kilka minut: ilość, jakość i cena. Poniżej rozkładam każdą z nich na konkret, plus to, o czym mało kto pamięta: kiedy masz prawo reklamować albo wprost odmówić przyjęcia.

Zanim przyjedzie dostawa

Kontrola idzie sprawnie tylko wtedy, gdy jest przygotowana. Kilka sekund organizacji przed przyjazdem kuriera oszczędza kwadrans nerwów przy palecie:

• Miej zamówienie pod ręką. Bez listy tego, co zamawiałeś, nie masz do czego porównać dostawy. Kartka, telefon, wydruk, obojętnie, byle było czym sprawdzić.
• Wyznacz, kto odbiera. Jedna osoba na zmianie odpowiedzialna za odbiór to jedna osoba, która wie, na co patrzeć. Dostawa odebrana przez przypadkowego pracownika w biegu to dostawa nieskontrolowana.
• Przygotuj miejsce i wagę. Wolny blat, dostępna waga, termometr w zasięgu. Jeśli sprawdzenie wymaga szukania sprzętu, po prostu się go nie robi.

Ilość: policz, zanim podpiszesz

Podpis na dokumencie dostawy to potwierdzenie, że zgadza się, co przyjąłeś. Po złożeniu podpisu trudno cokolwiek wskórać, więc liczenie ma sens tylko przed nim, nie po. Sprawdzasz dwie rzeczy naraz:

• Dostawa kontra zamówienie. Czy przyjechało to, co zamawiałeś, w zamówionych ilościach. Braki i podmiany na droższy zamiennik zdarzają się częściej, niż się wydaje.
• Dostawa kontra faktura. Czy na dokumencie nie ma pozycji, której fizycznie nie ma na palecie. Płacisz za to, co jest na fakturze, nie za to, co faktycznie stoi w magazynie.

Przy towarze na wagę nie wystarczy policzyć opakowań. Karton „5 kg" potrafi ważyć 4,6 kg, a przy mięsie czy rybach ta różnica to realne pieniądze. Jeśli dana pozycja jest droga i powtarzalna, warto ją zważyć, a nie przyjąć na słowo.

Bywa, że kurier się spieszy i nie ma jak sprawdzić wszystkiego na spokojnie. Wtedy nie podpisuj dokumentu na czysto, tylko dopisz przy spornych pozycjach „przyjęto bez sprawdzenia" albo „do weryfikacji". Czysty podpis oznacza, że wszystko się zgadzało, i zamyka drogę do późniejszej reklamacji. Krótka adnotacja tę drogę zostawia otwartą.

Jakość: temperatura, świeżość, uszkodzenia

Kontrola jakości jest zawsze fizyczna, robi ją człowiek przy stole odbiorczym, nie system. Zacznij od towaru chłodzonego i mrożonego, bo on nie może czekać na blacie, a suche produkty sprawdzisz spokojnie później. Trzy rzeczy do sprawdzenia:

• Temperatura. Mrożonki mają być twarde, chłodzone zimne w dotyku. Rozmrożony i ponownie zamrożony towar to ryzyko, którego nie chcesz. Wymagany zakres temperatur i zasady zapisu opisuję osobno w tekście o podstawach HACCP.
• Świeżość i daty. Sprawdź terminy przydatności. Jeśli towar ma zejść za dwa dni, a Ty przerobisz go w tydzień, to strata wpisana w dostawę.
• Uszkodzenia. Rozbite opakowania, wyciek, zbita folia, oznaki rozmrożenia. To widać od razu i łatwo zbyć wzruszeniem ramion, ale to jest dokładnie ten moment, żeby zareagować.

Pełną checklistę odbioru, w tym temperaturę per produkt, ocenę organoleptyczną, oznakowanie i dokumentację HACCP, rozwijam w osobnym poradniku o kontroli jakości dostaw w restauracji.

Cena: kontrola, o której mało kto pamięta

To najczęściej pomijana kontrola, a bywa najbardziej kosztowna. Cena na fakturze potrafi różnić się od ceny, którą ustaliłeś z dostawcą. Czasem to zwykła pomyłka, czasem cicha podwyżka, która przechodzi bez echa, bo nikt nie porównuje faktury z ustaleniami.

Policzmy to na liczbach. Załóżmy, że bierzesz 30 kg danego sera tygodniowo, a dostawca po cichu podnosi cenę o 80 groszy na kilogramie. To 24 zł tygodniowo, niecałe 100 zł miesięcznie, więc na pojedynczej fakturze łatwo to przeoczyć. W skali roku to jednak ponad 1200 zł na jednej pozycji, której nikt świadomie nie zatwierdził, a takich pozycji masz w magazynie kilkadziesiąt. Wychwycisz to tylko porównując cenę z fakturą sprzed tygodnia, a nie z pamięcią.

Jeśli wcześniej wywalczyłeś warunki w negocjacjach z dostawcą, to przyjęcie jest momentem, w którym sprawdzasz, czy te warunki są dotrzymane. Rozjazd cen zakupu przekłada się wprost na food cost, a stąd już blisko do decyzji o cenach w menu, których wcale nie musiałbyś ruszać, gdyby zakup był pod kontrolą.

Kiedy reklamować, a kiedy odmówić przyjęcia

Masz prawo nie przyjąć towaru, który nie spełnia ustaleń. Warto wiedzieć, gdzie leży granica:

• Odmowa przyjęcia. Towar wyraźnie zepsuty, rozmrożony, po terminie albo w temperaturze poza normą. Nie wpuszczaj go do lokalu, bo raz przyjęty staje się Twoim problemem.
• Reklamacja z adnotacją. Braki ilościowe, drobne uszkodzenia, rozbieżność ceny. Przyjmujesz, ale z adnotacją na dokumencie i zdjęciem, żeby mieć podstawę do korekty faktury.

Kluczowe jest zrobienie tego od razu, przy kurierze. Reklamacja zgłoszona dzień później, gdy towar jest już rozpakowany i wymieszany z magazynem, prawie zawsze przegrywa. Dlatego kilka minut kontroli przy odbiorze jest warte więcej niż godzina tłumaczenia się mailem po fakcie.

Zapisz, co i po ile przyjąłeś

Kontrola fizyczna jest ludzka, ale ślad po niej musi zostać. Zapis przyjęcia to data, ilość i cena zakupu każdej pozycji. Bez tego nie masz jak wychwycić, że cena rośnie z dostawy na dostawę, ani porównać dwóch dostawców tego samego produktu. Ten sam zapis jest podstawą rozliczenia reklamacji, bo pokazuje czarno na białym, co i po ile miało przyjechać. Po przyjęciu warto od razu oznaczyć towar datą, żeby zadziałała rotacja FIFO i starsze partie schodziły pierwsze.