Inwentaryzacja alkoholu w barze: jak liczyć spis butelek krok po kroku

Bar wygląda na najprostszą część lokalu do policzenia: butelki stoją na półce, widać je gołym okiem. W praktyce to właśnie tam spis najczęściej kłamie. Powód jest prosty: alkohol to płyn, nie sztuki. Zamknięta butelka liczy się łatwo, ale otwarta, w połowie pusta, do połowy odparowana i nadlewana „z serca" przez trzech różnych barmanów, wymyka się liczeniu na oko.

Inwentaryzacja baru rządzi się więc inną logiką niż spis suchego magazynu. Poniżej: jak policzyć otwarte butelki, jak porównać spis ze sprzedażą i jak często to robić, żeby liczby faktycznie coś mówiły.

Dlaczego bar liczy się inaczej niż magazyn

W magazynie liczysz sztuki i kilogramy: worek mąki, karton oleju, opakowanie makaronu. Na barze liczysz objętość w otwartych opakowaniach, a to zmienia wszystko. Butelka wódki 0,7 l po weekendzie nie jest ani pełna, ani pusta, tylko „gdzieś w połowie" i właśnie to „gdzieś" jest problemem. Jeśli spiszesz ją jako „jedną butelkę", zawyżasz stan. Jeśli pominiesz, zaniżasz. Oba błędy psują rachunek.

Do tego dochodzi tempo. Alkohol schodzi szybko, ma wysoką wartość i jest najczęstszym miejscem cichych ubytków w lokalu. Dlatego bar liczy się częściej i dokładniej niż półka z suchym prowiantem. Sam spis butelek to dopiero połowa roboty. Druga połowa to porównanie go z tym, co powinno było zejść według sprzedaży, o czym za chwilę.

Jak liczyć otwarte butelki

Masz trzy metody, od najszybszej i najmniej dokładnej do najwolniejszej i najdokładniejszej:

Na oko, w dziesiątych częściach. Patrzysz na butelkę i szacujesz, ile w niej zostało, w skali od 0 do 1: pełna to 1,0, w połowie 0,5, prawie pusta 0,1. To metoda „tenth", najpopularniejsza w barach, bo jest szybka. Trzech otwartych butelek wódki po 0,3, 0,7 i 0,5 daje 1,5 butelki w spisie. Dokładność jest przybliżona, ale przy regularnym spisie wystarcza, żeby wyłapać różnice.

Przez ważenie. Stawiasz otwartą butelkę na wadze, odejmujesz wagę pustej butelki i przeliczasz na objętość. Dokładniejsze niż oko, ale wolniejsze i wymaga znajomości wagi pustych opakowań. Stosuje się je tam, gdzie precyzja się opłaca, na przykład przy drogich alkoholach.

Przez pomiar poziomu. Linijka albo naklejka z podziałką na butelce. Rzadziej używane, bo kształty butelek są różne i poziom nie przekłada się liniowo na objętość.

Dla większości lokali metoda „tenth" jest złotym środkiem: wystarczająco dokładna, żeby zobaczyć problem, i na tyle szybka, żeby spis nie zajął całej nocy. Ważenie zostaw dla najdroższych pozycji.

Niezależnie od metody, spisuj zawsze w tej samej kolejności i w tym samym miejscu. Ustaw stały układ: najpierw półka za barem od lewej do prawej, potem zaplecze, na końcu chłodnia. Dzięki temu nic nie umyka, a kolejne spisy da się szybko porównać pozycja po pozycji. Prosty arkusz z kolumnami nazwa, stan poprzedni, dostawy, stan obecny wystarczy na początek. Ważne, żeby był zawsze taki sam.

Wariancja: ile powinno zejść, a ile zeszło

Sam spis to lista stanów. Wartość pojawia się dopiero, gdy porównasz go z dwiema innymi liczbami: stanem z poprzedniego spisu i sprzedażą z tego okresu.

Rachunek jest prosty. Stan początkowy plus dostawy minus sprzedaż powinny dać stan końcowy. Jeśli tydzień temu miałeś 10 butelek wódki, doszły 4, a sprzedaż drinków odpowiada 8 butelkom, to na półce powinno zostać 6. Jeśli spis pokazuje 5, brakuje jednej butelki, której nikt nie sprzedał. Ta różnica to wariancja i to ona jest prawdziwym wynikiem inwentaryzacji.

Mała wariancja jest normalna, bo dochodzi rozlanie, nadlewanie i garnish. Zwykle mieści się w kilku procentach i nie ma sensu z nią walczyć co do mililitra. Problem zaczyna się, gdy różnica rośnie albo utrzymuje się wysoko na konkretnej pozycji: to znak, że nalewanie grubo przekracza miarę, drinki schodzą niepoliczone albo alkohol znika poza sprzedażą. Nie chodzi o to, żeby wariancja była zerowa, bo nie będzie. Chodzi o to, żeby wiedzieć, ile wynosi, i reagować, gdy nagle skacze. Bez tego porównania spis jest tylko listą butelek. Dopiero wariancja mówi, czy bar zarabia tyle, ile powinien. To ta sama logika, którą stosujesz przy inwentaryzacji całej restauracji, tylko zastosowana do płynów.

Najczęstsze ubytki na barze

Wariancja bierze się zwykle z kilku powtarzalnych źródeł. Nie trzeba ich rozpisywać szeroko, wystarczy wiedzieć, gdzie patrzeć: nalewanie „na oko" ponad miarę, rozlewanie i poprawki, niepoliczony garnish, stłuczki i otwarte butelki, które się marnują. Każde z osobna to grosze, razem w skali miesiąca realne butelki. Więcej o tym, gdzie na napojach ucieka marża, jest w tekście o beverage coście. Tutaj wystarczy zapamiętać, że regularny spis jest właśnie po to, żeby te ubytki w ogóle zobaczyć.

Jak często robić spis baru

Alkohol liczy się częściej niż suchy magazyn, bo szybko schodzi i ma wysoką wartość. Praktyczny rytm to spis tygodniowy dla najczęściej ruszających się pozycji (wódka, popularne alkohole do drinków, piwo) i pełny spis baru raz na miesiąc, razem z rzadziej używanymi butelkami.

Ważniejsza od częstotliwości jest regularność i ta sama metoda za każdym razem. Spis robiony raz o północy, raz o poranku, raz przez jedną osobę, raz przez drugą, daje liczby, których nie da się porównać. Ustal jedną porę, jeden sposób liczenia i trzymaj się go, bo dopiero wtedy kolejne spisy układają się w trend.

Od czego zacząć

Nie musisz od razu liczyć całego baru co do mililitra. Zacznij od kilku najdroższych i najczęściej schodzących pozycji, policz je metodą „tenth" i porównaj ze sprzedażą z tygodnia. Zwykle już to pokazuje, gdzie wariancja jest większa, niż powinna. Potem rozszerz spis na resztę i ustal stały rytm.

Spis baru nie jest osobną nauką. To inwentaryzacja zastosowana do płynów, z jedną różnicą: liczysz objętość w otwartych butelkach, nie sztuki na półce. Reszta, czyli porównanie stanu ze sprzedażą i szukanie różnicy, jest dokładnie taka sama.